Om din Lease-administratör har aktiverat inställningen “Tilldela organisationsnivå 6 till ytor automatiskt” (Administration → Företagsinställningar), håller Lease automatiskt varje uthyrningsavtals hyresgästpost synkroniserad med avtalet i Moment-organisationsregistret, och länkar posten till de ytor hyresgästen använder. Funktionen gäller endast uthyrningsavtal — inhyrningsavtal påverkas aldrig.
När det körs
Synkroniseringen körs i bakgrunden när:
- ett uthyrningsavtal godkänns
- ett redan godkänt uthyrningsavtal redigeras och sparas igen
- ett avtals godkännande återkallas
- en kontinuerlig tidsbestämd förnyelseoption förlänger avtalets slutdatum
Det kan ta upp till en minut innan en ändring syns i organisationsregistret eller på ritningen efter att du sparat.
Vad som skapas
Varje hyresgäst på avtalet får (eller har redan) en post på organisationsnivå 6 (“Org6”) i Moment, arkiverad under en “Outrented”-gren i organisationshierarkin. Om ditt företag ännu inte har någon Outrented-gren skapar Lease den automatiskt första gången den behövs. Om en hyresgästs namn senare ändras i Lease-partsregistret (avsnittet Parter) döps den befintliga Org6-posten om i enlighet med detta — ingen ny post skapas. Att ändra hyresgästens namn enbart på avtalet uppdaterar inte Org6-posten eller Moment-organisationsträdet; synkroniseringen utlöses endast av en namnändring i partsregistret.
Utrymmeslänkar
För varje hyresområde och parkeringsområde på avtalet länkas hyresgästens Org6-post till den ytan för avtalets giltighetsperiod (andelen är alltid 1). Några exakta regler styr detta:
Situation | Resultat |
|---|---|
Samma avtal sparas på nytt (till exempel vid ändring av ett datum) | Hyresgästens egna tidigare länkar för avtalet ersätts helt, de uppdateras inte delvis. |
Avtalet saknar hyresområdes- eller parkeringsområdesrader | Inga utrymmeslänkar skapas — men hyresgästens Org6-post finns ändå kvar i registret. |
En annan hyresgästs eller ett annat avtals egna länkar på samma yta | Lämnas orörda. |
En befintlig, icke-relaterad organisationslänk börjar före avtalet och slutar under avtalstiden | Förkortas (“kapas”) så att den slutar dagen innan avtalet börjar. |
En befintlig, icke-relaterad länk börjar under avtalstiden och fortsätter efter att avtalet slutat | Flyttas (“skjuts fram”) så att den börjar dagen efter att avtalet slutat. |
En befintlig, icke-relaterad länk täcker hela avtalsperioden | Delas i två länkar — en som slutar före och en som börjar efter avtalsperioden. |
En befintlig, icke-relaterad länk ligger helt inom avtalsperioden | Tas bort. |
Samma som ovan, men avtalet är tillsvidaregällande (utan slutdatum) | Tas bort istället för att skjutas fram — ett tillsvidaregällande avtal kan inte skjuta fram en länk eftersom det saknas ett datum att fortsätta från. |
Återkallat godkännande
Om ett avtals godkännande återkallas tas hyresgästens egna utrymmeslänkar för det avtalet bort. Eventuella befintliga länkar som kapades, sköts fram eller delades för att göra plats återställs dock inte — dessa ändringar är permanenta.
