Vuokra-alue
Vuokra-alue on Optimaze vuokrauksenhallinnan käsite. Vuokra-alue liittää yhteen vuokrasopimuksen ja tilan.
Vuokra-alue on vuokrattava kokonaisuus. Jos esim. vuokrattavana kokonaisuutena on asuinhuoneisto, on siitä syytä luoda oma vuokra-alueensa. Mikäli asuinhuoneiston vuokrauksen yhteydessä on mahdollista vuokrata lisäksi parkkipaikka, on tästä syytä luoda oma pysäköinti-vuokra-alue. Siten mikäli parkkipaikasta halutaan myöhemmin luopua, on se mahdollista tehdä muutosasiakirjalla purkamatta pääsopimusta.
Vuokra-alueen voit luoda pohjakuvassa tai Vuokra-alueiden hallinta-näkymässä.
Sisäänvuokra-alueen luonnissa muista aina valita erikseen Sisäänvuokra-alue, muutoin ohjelma tulkitsee, että haluat luoda tai käsitellä ulosvuokra-aluetta.
Vuokra-alueiden hallinta -näkymä
Vuokra-alueiden hallinta näkymässä vuokrasopimukset ovat kohdehierarkian mukaisessa järjestyksessä puumaisessa rakenteessa. Kiinteistöjen alla näkyvät rakennukset, joiden alla ovat vuokra-alueet ja pysäköintialueet. Maa-alueet luodaan aina joko kiinteistön tai alueelle, joten ne näkyvät näiden alla puussa.
Vuokra-alueiden hallinta
Vuokra-alueen hallinnalla tarkoitetaan tässä ohjeessa vuokra-alueen, maa-alueen tai pysäköintialueen hallintaa. Vuokra-alue on tiettyjen tilojen muodostama alue, joka liitetään sopimukseen.
Pienin vuokra-alue voi olla yksittäinen tila ja suurin vuokra-alue voi olla koko rakennus.
Vuokra-alue luodaan ainoastaan suorakäyttötiloista. Tämä tarkoittaa, että yhteistiloja ei voida yhdistää vuokra-alueeseen. Oletuksena on myös, että teknisiä tiloja kuten esimerkiksi porraskäytäviä tai hissikuiluja ei voida yhdistää vuokra-alueeseen. On kuitenkin mahdollista määritellä vuokranantajakohtaisesti, että kyseisen vuokranantajan teknisten tilojen vuokraaminen on mahdollista. Näiden lisäksi on olemassa jaettuja tiloja, joita voidaan yhdistää useisiin vuokra-alueisiin.
Vuokra-alueiden ominaisuudet
Optimazen vuokra-alueille on mahdollista liittää erilaisia ominaisuuksia:
yllä esimerkki vuokra-alueen ominaisuuksista. Tarkempi ohjeistus löytyy Vuokrauksenhallinnan ylläpito -otsikon alta: Talotyyppi, Vuokra-aluetyyppi, Vuokra-alueominaisuudet, Asumistyyppi.
Vuokra-alueen tavoitevuokra
Vuokra-alueille voidaan asettaa tavoitevuokra, joka tulee oletusvuokrana sopimukselle.
Tarkempi ohjeistus kohdassa Vuokra-alueen tavoitevuokra.
Rakennuksen koontilomake
Jokaisella rakennusrekisterissä olevalla rakennuksella on Optimazen vuokrauksenhallintaa varten Rakennuksen koontilomake. Päästäksesi koontilomakkeelle valitse päävalikosta Sisäänvuokraus ja Vuokra-alueiden hallinta. Valitse puusta rakennus, jonka koontilomakkeen haluat nähdä.
Rakennuksen koontilomakkeella näkyvät kaikki kyseiseen rakennukseen liittyvät vuokra-alueet. Koontilomakkeen kautta voit luoda vuokra-alueita, pysäköintialueita, valita olemassa olevia vuokra-alueita ja tehdä niihin liittyviä sopimuksia.
Huom. tässä mainittu rakennuksen koontilomake ei ole Kiinteistö- ja rakennusrekisterin rakennuskortti, jolla ylläpidetään rakennukseen liittyviä tietoja.
Vuokra-alueen koontilomake
Vuokra-alueen koontilomakkeella näet kyseiseen vuokra-alueeseen liittyviä tietoja. Vuokra-alueen koontilomakkeelta voit luoda vuokraussopimuksia tai tarjouksia. Voit myös muokata vuokra-alueen tietoja. Vuokra-alueen koontilomakkeen kautta voit tarkastella myös siihen liitettyjä piirustuksia sekä dokumentteja. Voit myös poistaa vuokra-alueen, jos sitä ei ole liitetty voimassaolevaan sopimukseen.
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen
Vuokra-aluetta ei voida muokata eikä poistaa mikäli ne ovat kiinni voimassaolevissa sopimuksissa. Esimerkiksi rakennuksen koontilomakkeelta poistamiseen tarvittavaa roskakoria ei näy kuin täysin vapaissa vuokra-alueissa.
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen pohjakuvassa
Vuokra-alueen muokkaamisen ja poistamisen ohjeen löydät uudesta pohjakuvaselaimesta.
Vuokra-alueen muokkaaminen ja poistaminen vuokra-alueiden hallinnan kautta
Hae kyseisen rakennuksen koontilomake käsiteltäväksi yllä olevan ohjeen mukaan. Valitse muokattava tai poistettava vuokra-alue painamalla hiirellä sinisellä näkyvää vuokra-alueen nimeä.
Näytölle avautuu vuokra-alueen koontilomake, jonka oikeassa yläreunassa on muokkaa ja poista toiminnot. Poista-toiminto ei näy rakennuksen- eikä vuokra-alueen koontilomakkeella mikäli vuokra-alueeseen liittyy voimassaolevia luonnossopimuksia tai hyväksyttyjä sopimuksia. Valitse muokkaa, kun haluat muokata vuokra-alueen tietoja. Vuokra-alueen nimeä voit muuttaa myös silloin, kun vuokra-alue liittyy johonkin dokumenttiin.
Muokkaa haluamasi tiedot näkyvissä oleviin kenttiin. Valitse lopuksi Tallenna.
Halutessasi poistaa koko vuokra-alueen voit valita roskakorin suoraan rakennuksen koontilomakkeelta, jos olet varma, että kyseessä on oikea alue. Jos haluat nähdä vuokra-alueesta lisätietoja varmistaaksesi, että olet poistamassa oikean alueen, valitse ensin poistettava vuokra-alue klikkaamalla sinisellä näkyvää nimeä ja sen jälkeen vuokra-alueen koontilomakkeelta oikeasta reunasta roskakori, jolloin vuokra-alue häviää näkyvistä.
