Hallinta

Vakuustyypit

Hallinta - Vakuustyypit kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia vakuustyyppejä, joita voidaan asettaa sopimuksille. Vakuustyypille annetaan Nimi (Kielituki FI, EN, SV), sekä tieto luodaanko laskurivi asetuksella Luodaan laskurivi.

Lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeella, jolloin ilmestyy uusi muokattava rivi. Muutokset tulee joko tallentaa tai peruuttaa.

Muokkaus ja poistaminen tapahtuu Toiminnot -sarakkeen kautta rivikohtaisesti.

Indeksien hallinta

Hallinta - Indeksien hallinta kautta hallitaan sopimuksille valittavia indeksejä, joko keskitetysti tai yrityskohtaisesti.

Keskitettyjä indeksejä hallitaan EG Finlandin toimesta, mutta yritys voi valita onko indeksi käytössä täppäämällä riviltä Yrityksen käytössä olevat indeksit. Tyypillisesti keskitetyt indeksit ovat sellaisia, joita kaikki käyttävät.

Yrityksen omia indeksejä voidaan lisätä, muokata tai poistaa käyttäjän toimesta.

Lisääminen tapahtuu valitsemalla yrityksen indekseistä Lisää uusi indeksi, josta aukeaa luontinäkymä:

Indeksille syötetään vähintään Nimi (Kielituki FI, EN, SV), Päivitysväli, Desimaalien määrä. Tietolähde ja mahdolliset Lisätiedot on myös suositeltavaa täydentää, jotta lähtötietoihin on helpompi palata ja pistelukuja lisätä.

Indeksille tulee myös täydentää pisteluvut, jotka syötetään vuosiluku- ja kuukausikombinaatiolla. Valittava kuukausi on riippuvainen indeksin Päivitysväli -asetuksesta.

Muokkaaminen

Indeksin perustietoja voidaan muokata painamalla Nimi -sarakkeen linkkiä. Muutokset voidaan tallentaa tai peruuttaa. HUOM! Indeksi voidaan myös poistaa tätä kautta valitsemalla Poista indeksi.

Indeksin pistelukuja voidaan muokata tai lisätä valitsemalla Pisteluvut -kohdan linkkiä. Pisteluku syötetään ja tallennetaan. HUOM! Pisteluku täytyy syöttää käyttämällä erottimena pistettä.

Poistaminen

Indeksin poistaminen tapahtuu joko poistamalla rivi Toiminnot kautta valitsemalla Poista rivi tai indeksin tietoja muokatessa. Indeksiä poistettaessa käyttäjältä kysytään vielä varmistus.

HUOM! Indeksin poistaminen hävittää indeksin rivitiedon kokonaan.

Verokannat

Hallinta - Verokannat kautta hallitaan sopimuksilla käytettäviä verokantoja, joko keskitetysti tai yrityskohtaisesti.

Keskitettyjä verokantoja hallitaan EG Finlandin toimesta, mutta yritys voi valita onko verokanta käytössä täppäämällä riviltä Yrityksen käytössä olevat verokannat. Tyypillisesti keskitetyt verokannat ovat sellaisia, joita kaikki käyttävät.

Yrityksen omia verokantoja voidaan lisätä, muokata tai poistaa käyttäjän toimesta.

Lisääminen tapahtuu valitsemalla yrityksen verokannoista Lisää verokanta, josta aukeaa luontinäkymä:

Verokannalle syötetään nimi ja haluttu veroprosentti, jonka jälkeen se tallennetaan.

Muokkaaminen ja poistaminen

Verokannan perustietoja voidaan muokata valitsemalla painamalla Nimi -sarakkeen linkkiä. Verokannan nimeä voidaan muokata tai verokanta poistaa. Verokantaa poistettaessa käyttäjältä kysytään vielä varmistus.

Verokannan veroprosenttia voidaan muokata painamalla Veroprosentti -sarakkeen linkkiä. HUOM! Desimaalierottimena käytettävä pistettä.

Veroprosenttia voidaan muokata ja muutokset tallentaa tai peruuttaa.

Lisää veroprosentti -painikkeella voidaan lisätä eri veroprosentti ja asettaa sille alkamisaika. Rivin muutokset tulee tallentaa. Lisätty rivi voidaan poistaa myös tämän näkymän kautta. Perusrivi poistetaan koko verokannan poiston yhteydessä. HUOM! Desimaalierottimena käytettävä pistettä.

Markkinavuokrien päivitys

Hallinta - Markkinavuokrien päivitys kautta voidaan päivittää sopimuksien markkivuokria Excel-tuontina kuukausikohtaisesti. Tiedot voidaan viedä Excel-tiedostoon, jolloin tiedoston täydentäminen on helpompaa.

Liikevaihtotietojen päivitys

Hallinta - Liikevaihtotietojen päivitys kautta voidaan päivittää sopimuksien liikevaihtotietoja Excel-tuontina kuukausikohtaisesti. Tiedot voidaan viedä Excel-tiedostoon, jolloin tiedoston täydentäminen on helpompaa.

Irtisanomisehdot

Hallinta - Irtisanomisehdot kautta voidaan lisätä, muokata ja poistaa sopimuksille asetettavia irtisanomisehtoja.

Lisääminen tapahtuu valitsemalla Lisää uusi irtisanomisehto. Ehdolle annetaan nimi ja asetetaan vuokranantajalle sekä vuokralaiselle kullekin oma irtisanomisaika. Irtisanomisaika ilmoitetaan kokonaislukuna ja sille valitaan myös ajan yksiköksi joko päivä tai kuukausi.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu valitsemalla ehdon Nimi -sarakkeen linkkiä, jolloin ehdolle ilmestyy Muokkaa ja Poista -painikkeet. HUOM! Ehdon poistaminen tapahtuu ilman käyttäjän varmistusta.

Sopimustyypit

Hallinta - Sopimustyypit kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia sopimustyyppejä. Sopimustyypille annetaan ainoastaan Nimi (Kielituki FI, EN, SV).

Lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeella, jolloin ilmestyy uusi muokattava rivi. Muutokset tulee joko tallentaa tai peruuttaa.

Muokkaus ja poistaminen tapahtuu Toiminnot -sarakkeen kautta rivikohtaisesti.

Sopimuskategoriat

Hallinta - Sopimuskategoriat kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia sopimuskategorioita. Sopimuskategorialle annetaan ainoastaan Nimi (Kielituki FI, EN, SV).

Lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeella, jolloin ilmestyy uusi muokattava rivi. Muutokset tulee joko tallentaa tai peruuttaa.

Muokkaus ja poistaminen tapahtuu Toiminnot -sarakkeen kautta rivikohtaisesti.

Maksulajit

Hallinta - Maksulajit kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia maksulajeja.

Lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeesta, jolloin uusi muokattava rivi ilmestyy. Riville syötetään nimi (mahdolliset käännökset: englanti ja ruotsi), tunnus, tilikartta sekä verokanta. Verokannaksi voidaan valita kohdassa 5.03 ylläpidettäviä vaihtoehtoja, tai tarvittaessa Ei verokantaa. Valikko näyttää vaihtoehdoissa verokannan nimen, jonka perässä (sulkeissa) varsinainen laskennassa käytettävä verokannan prosentti. Täydennetyt tiedot tulee tallentaa tai peruuttaa Toiminnot -sarakkeen painikkeilla.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu Toiminnot -sarakkeen painikkeista rivikohtaisesti. Poistettaessa ohjelma kysyy varmistuksen toimenpiteestä.

Maksuehdot

Hallinta - Maksuehdot kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia maksuehtoja.

Lisääminen tapahtuu Uusi maksuehto -painikkeesta. Maksuehdolle annetaan Nimi (Kielituki Fi, EN, SV), Tunnus sekä Maksuaika. Ehto voidaan asettaa oletukseksi, jolloin sitä käytetään oletuksena sopimuksilla. Tämän lisäksi voidaan määrittää onko ehto ylipäätään käytössä lainkaan, jolloin sitä voidaan valita sopimukselle. Täydennetyt tiedot tulee tallentaa tai peruuttaa vastaavien painikkeiden avulla.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu valitsemalla Nimi -sarakkeen linkkiä. Valittu maksuehto voidaan poistaa Poista maksuehto -painikkeella tai edelleen muokata sen tietoja Muokkaa -painikkeen avulla. Peruuta -painikkeella palataan takaisin yrityksen maksuehtojen yhteenvetonäkymään. HUOM! Ehdon poistaminen tapahtuu ilman käyttäjän varmistusta.

Tunnistenumerot

Hallinta - Tunnistenumerot kautta voidaan määrittää poikkeavia nimeämis-/numerointisääntöjä erilaisille tunnisteille, joita käytetään laskuilla ja sopimuksilla oletuksena. Eri tunnistenumerot tulevat järjestelmästä automaattisesti ja käyttäjä voi muokata ainoastaan kunkin osion tunnistetietojen muodostumislogiikkaa.

Muokkaaminen tapahtuu valitsemalla Osiot -sarakkeen linkkiä kunkin tunnistenumeron kohdalla, joka puolestaan avaa yhteenvetonäkymän tunnistetietojen muodostumissäännöistä. Muokkaa -painikkeella päästään varsinaiseen muokkausnäkymään.

Tunnistenumero on oletusarvoisesti järjestysnumero. Tunnistenumeroon voidaan lisätä osioita. Tällöin tunnistenumero muodostetaan ketjuttamalla osiot katkemattomaksi merkkijonoksi ylimpänä olevasta osiosta alkaen. Osioiden järjestystä voidaan muuttaa raahamalla. Yhdessä osiossa saa olla korkeintaan 15 merkkiä. Sallittuja merkkejä tekstiosiossa ovat "0-9A-Za-zÅÄÖåäö_:./-", sekä yksittäiset välilyönnit. Välilyönti ei ole sallittu ensimmäisen osion alussa tai viimeisen osion lopussa.

Ensimmäinen numero näyttää ketjutuksen lopputuloksen ensimmäisen numeron osalta. Tunnistenumero voidaan asettaa myös ylikirjoitettavaksi, jolloin kenttää voidaan muokata vielä tietojen syötön yhteydessä.

Lisätyt osiot voidaan poistaa Toiminnot -sarakkeen painikkeella. Muokatut muutokset voidaan tallentaa tai peruuttaa.

Sopimuspohjat

Hallinta - Sopimuspohjat kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia sopimuspohjia.

Lisääminen tapahtuu Uusi sopimuspohja -painikkeella. Sopimuspohjalle annetaan Nimi, Sopimuspohjan tyyppi, Sovellettava laki, Käyttötarkoitus ja Kuvaus. Käyttötarkoituksen avulla määritetään onko sopimuspohja käytössä ulosvuokrauksessa, sisäänvuokrauksessa vai molemmissa. Sopimuspohjan sisältö määritetään Näytetään sopimuspohjalla -sarakkeen valinnoilla. Osa sopimuspohjan osioista on pakollisia ja niitä ei voida piilottaa. Valmis sopimuspohja tulee tallentaa.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu valitsemalla Nimi -sarakkeen linkkiä halutun sopimuspohjan kohdalla, josta aukeaa sopimuspohjan yhteenvetonäkymä. Näkymässä on sopimuspohjan tietojen lisäksi määritys Lisättävissä sopimukselle, jolla määritetään voidaanko pohjaa käyttää sopimukselle. Mikäli asetus on Kyllä, pohjaa ei voida muokata tai poistaa. Mikäli asetus on Ei, pohjaa voidaan muokata tai poistaa ainoastaan, jos se ei ole käytössä millään sopimuksella. Muokkaa ja Poista -painikkeet muuttuvat valintakelvottomiksi automaattisesti, mikäli nämä ehdot täyttyvät.

Muokkaa -painikkeesta avautuu sama näkymä, kuin sopimuspohjan lisäyksessä ja tietoja voidaan muokata.

Poistaa -painikkeesta sopimuspohja voidaan poistaa pysyvästi. Käyttäjältä kysytään varmistus poistamisen yhteydessä.

Minkä tahansa muokkaustoimenpiteen tekeminen sopimuspohjalla päivittää myös Muokattu -sarakkeen tekijä- ja aikaleimatietoa.

Verkkolaskuilmoitukset

Hallinta - Verkkolaskuilmoitukset kautta voidaan selata verkkolaskuilmoituksia. Ilmoitukseen liittyviä tietoja voidaan hakea hakutoiminnolla. Näkymä näyttää tiedot seuraaville tiedoille sarakkeittain:

• Tila
• Aika
• Sopimus
• Ilmoituksen tekijä
• Tapahtuman tyyppi
• Verkkolaskutusosoite (IBAN)
• BIC
• Viitenumero

Viivästyskorot

Hallinta - Viivästyskorot kautta hallitaan sopimuksille valittavia viivästyskorkoja, joko keskitetysti tai yrityskohtaisesti.

Keskitettyjä viivästyskorkoja hallitaan EG Finlandin toimesta, mutta yritys voi valita onko viivästyskorko käytössä, täppäämällä riviltä Käytössä. Vastaava määritys on myös yrityksen omilla viivästyskoroilla.

Lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeella, joka avaa Perustiedot -muokkausnäkymän. Lisättävälle viivästyskorolle syötetään Nimi (Kielituki FI, SV, EN) ja Viivästyskorko. HUOM! Korkoprosentin desimaalierottimena käytetään pistettä.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu valitsemalla minkä tahansa Nimi -sarakkeen linkkiä, joka avaa rivin Perustiedot -katselunäkymän. Muokkaa -painikkeella tietokentät aktivoituvat vastaavalla tavalla kuten lisättäessä uutta. Tehdyt muutokset tulee tallentaa tai peruuttaa. Katselunäkymässä Poista -painikkeella poistaa valittu rivi kokonaan HUOM! Käyttäjältä ei kysytä varmistusta poistaminen yhteydessä.

Painamalla Viivästyskorko -sarakkeen numeroarvon linkkiä, avautuu näkymä, jossa voidaan asettaa eri korkoprosentteja tietystä päivästä alkaen. Lisää uusi -painikkeella luodaan uusi rivi, jolle syötetään Viivästyskorko ja Voimaantulopäivä. Rivi voidaan poistaa tai sitä muokata Toiminnot -sarakkeen painikkeiden avulla. Viivästyskorkojen pääsivulla näytetään Viivästyskorko -sarakkeessa tämän päivän prosentti(a) näiden voimaantulopäivien perusteella.

Excel tuonti

Hallinta - Excel tuonti mahdollistaa eräiden tietojen tuonnin Excel-muodossa suoraan järjestelmään. Tuotavat tiedot aihealueittain seuraavasti:

• Osapuolet
• Vuokrakohteet
• Sopimukset ja Sopimusrivit
• Laskut

Kunkin aihealueen tiedostosta on ladattavissa esimerkki, josta näkee mitä tietoja voidaan tuota järjestelmään tuontityökalun avulla. Esimerkkitiedosto voidaan täydentää joko kokonaan tai osittain. Valinta Näytä virheet ja varoitukset valittuna, Näytä -painikkeen avulla voidaan tarkastella valittujen tiedostojen tuonnin oikeellisuus, jolloin ruudulle tulostuu yhteenveto mahdollisista konflikteista. Tiedot on turvallista tuoda ainostaan silloin, kun tarkistus on ok. Valinta Tuo kaikki tiedot valittuna, Aja -painikkeella voidaan suorittaa tuonti valituille tiedostoille. Tuodut tiedostot voidaan myös poistaa Poista -painikkeesta, jolloin käyttäjälle aukeaa varmistusikkuna.

Vuokra-alueen ominaisuudet

Hallinta - Vuokra-alueen ominaisuudet kautta voidaan lisätä uusia ja muokata tai poistaa olemassaolevia vuokra-alueiden ominaisuuksia eri tyypeittäin. Tyyppien hallinta toimii samalla periaatteella ja niille tarvitsee antaa ainoastaan nimi.

Lisääminen tapahtuu kunkin tyypin kohdalla Lisää uusi -painikkeella, joka lisää uuden muokattavan rivin tyypille. Lisätty rivi tulee tallentaa tai peruuttaa.

Muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu Toiminnot -sarakkeen Muokkaa -painikkeesta, joka aktivoi kyseisen rivin Nimi -kentän. Rivin nimeä voidaan muokata tai se voidaan poistaa kokonaan. Käyttäjältä kysytään varmistus poistamisen yhteydessä. Muutokset tulee tallentaa.

Talotyypit

Asumistyypit

Tilatyypit

Vuokra-alueen ominaisuudet

Vuokra-aluetyypit

Tulostuspohjat

Hallinta - Tulostuspohjat kautta voidaan muokata tulostuspohjaa HTML-editorin avulla aihealueittain. Toiminnallisuus on tarkoitettu työkaluksi käyttäjille, joilla on osaamista HTML-kielestä, joten käyttöohjeessa ei opasteta, miten kyseistä koodia tulee kirjoittaa. Käyttöliittymä näyttää kuitenkin tulostuspohjassa käytössä olevan koodin, jota voidaan helposti muokata ja se voidaan siirtää kätevästi muihin työkaluihin esikatseltavaksi tai muokattavaksi.

Tulostuspohjien muokkaaminen ei kuulu vaatimustasosta johtuen EG Finlandin normaalin tukipalveluiden piiriin, vaan on työ on aina erikseen tilattava. EG Finland ei myöskään vastaa käyttäjän itse tekemän koodin toimivuudesta.

Sopimus

Sopimustulostepohjassa on erikseen koodilohkot Otsikko ja Runko. Molemmissa on kielituki kielille: Englanti, Suomi ja Ruotsi. Kullekin kielivälilehdelle on syötettävä oma koodi. Oletuksena ohjelma näyttää oletustulosteen koodia, johon voidaan tehdä myös muutokset suoraan. Muutokset tulevat voimaan Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen.

Sopmustulosteen lopputulokselle voidaan suorittaa myös Esikatselu, johon valitaan kieli ja sopimus, jonka tiedot halutaan tulosteelle tarkasteltavaksi.

Lasku

Laskutulostepohjassa on erikseen koodilohkot Otsikko ja Runko. Molemmissa on kielituki kielille: Englanti, Suomi ja Ruotsi. Kullekin kielivälilehdelle on syötettävä oma koodi. Oletuksena ohjelma näyttää oletustulosteen koodia, johon voidaan tehdä myös muutokset suoraan. Muutokset tulevat voimaan Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen.

Laskutulosteen lopputulokselle voidaan suorittaa myös Esikatselu, johon valitaan kieli ja laskun ID, jonka tiedot halutaan tulosteelle tarkasteltavaksi.

Vuokrantarkistusilmoitus

Vuokrantarkistusilmoituksen tulostepohjassa on ainoastaan koodilohko Runko.  Kielituki on vastaavasti kielille: Englanti, Suomi ja Ruotsi. Kullekin kielivälilehdelle on syötettävä oma koodi. Oletuksena ohjelma näyttää oletustulosteen koodia, johon voidaan tehdä myös muutokset suoraan. Muutokset tulevat voimaan Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen.

Vuokrantarkistusilmoituksen tulosteen lopputulokselle voidaan suorittaa myös Esikatselu, johon valitaan kieli, sopimus ja kuukausi, jonka perusteella tiedot tulevat tulosteelle tarkasteltavaksi.

Yrityksen asetukset

Hallinta - Yrityksen asetukset kautta voidaan vaikuttaa erityislaatuisiin yritysasetuksiin. Toistaiseksi kantaa voidaan ottaa ainoastaan siihen, sallitaanko Excel tuonti ja sitä kautta tuotujen tietojen poistaminen. Valinnat aktivoituvat Muokkaa -painikkeella" ja tehdyt muutokset tulee tallentaa.