Vad anonymisering gör
Med verktyget Anonymisering kan du ta bort hyresgästers personuppgifter ur Lease på ett kontrollerat och transparent sätt, till exempel när dataskyddskraven (GDPR) förutsätter att en hyresgästs uppgifter inte längre lagras. Du väljer de parter som ska anonymiseras, Lease kontrollerar urvalet och endast parter som klarar kontrollen anonymiseras.
Anonymiseringen raderar och tömmer uppgifter enligt beskrivningen under Vad som anonymiseras nedan, så kontrollera ditt urval noga innan du bekräftar det.
Verktyget är tillgängligt endast för användare med rättigheten Lease-huvudanvändare. Andra användare ser inte menyvalet.
Öppna verktyget
Öppna menyn Administration i det övre navigeringsfältet och välj Anonymisering.
Hitta parter att anonymisera
Listan visar endast parter som är markerade som hyresgäster och som ännu inte har anonymiserats. Parter som redan är anonymiserade visas aldrig mer i listan.
Listans kolumner:
- Kundnummer — partens kundnummer. Det bevaras oförändrat när parten anonymiseras.
- Namn — partens namn. Genom att klicka på det öppnas parten.
- Personbeteckning/FO-nummer — personens personbeteckning eller företagets FO-nummer.
Sökfältet Sökning under rubriken Sök efter parter att anonymisera avgränsar listan utifrån kundnummer och namn. Räknaren Valda bredvid sökningen visar hur många av de matchande parterna du har valt, och radantalet under listan visar hur många rader som matchar. Med väljaren för rader per sida och sidlänkarna längst ned i listan bläddrar du i längre listor.
Filtreringar
Knappen Filtreringar öppnar en panel till höger med följande filter. De kan kombineras för att avgränsa listan.
- Part skapad före — visar parter som skapades i Lease före det valda datumet. Skapandedatumet visas ingen annanstans i Lease. För parter som redan fanns när skapandedatum infördes (i augusti 2025) är skapandedatumet detta införandedatum, så filtret är mest användbart för parter som skapats efter det.
- Senaste betalningsdatum före — visar parter vars senaste faktura betalades före det valda datumet. Endast den senaste fakturan som parten är kopplad till kontrolleras. Parter utan betalningsdatum för faktura utelämnas.
- Senaste fakturadatum före — visar parter vars senaste faktura har ett datum före det valda datumet. Endast den senaste fakturan som parten är kopplad till kontrolleras. Parter utan fakturadatum utelämnas.
- Obetalda fakturor — Ja visar parter som har minst en godkänd faktura med öppna betalningar, Nej visar parter som inte har några godkända fakturor med öppna betalningar. Parter utan fakturor utelämnas.
- Partens namn, Personbeteckning/FO-nummer, Roll, Partikategori, Partiets egenskaper och Partigrupp — samma filter som i partlistan. Roll är Privatperson eller Företag/Organisation.
Välja parter
Markera en part genom att kryssa i rutan på dess rad, eller kryssa i rutan i rubrikraden för att välja alla parter som matchar de aktuella filtren, även de som finns på andra sidor. Räknaren Valda visar resultatet. När du ändrar filter eller sökning töms urvalet.
Knappen Anonymisera är inaktiverad tills minst en part har valts. Ett klick på knappen anonymiserar ännu ingenting — det startar kontrollen som beskrivs nedan.
Kontroll av urvalet
När du klickar på Anonymisera kontrollerar Lease de valda parterna och öppnar en sida som listar de parter som inte kan anonymiseras, med orsak för var och en. Längst ned på sidan visas hur många parter som kan anonymiseras.
En part kan inte anonymiseras om något av dess avtal också har en annan hyresgäst som inte valdes i samma körning. Annars skulle anonymiseringen lämna ett avtal som endast delvis är anonymiserat. Om du vill anonymisera en sådan part går du tillbaka och väljer alla avtalets hyresgäster i samma körning.
Ett klick på knappen Anonymisera på den här sidan anonymiserar endast de parter som klarade kontrollen. Parter som inte klarade kontrollen lämnas orörda.
Vad som anonymiseras
För varje anonymiserad part ändrar Lease följande.
Parten
- Partens namn ersätts med en identifierare.
- Kundnumret bevaras oförändrat.
- All övrig information om parten töms eller raderas.
Partens avtal
På alla avtal där parten är hyresgäst eller övrig hyresgäst:
- Uppgifterna om hyresgäst och övrig hyresgäst töms. Namnet ersätts med partens identifikationsnummer.
- Avtalets bilagor, konversationer och händelser raderas.
- Avtalets övriga villkor raderas.
- Fälten för depositionsgarant och depositionens tilläggsinformation samt avtalets tilläggsinformationsfält töms.
- Undertecknarnas uppgifter töms.
- Länkar till sittande hyresgäst raderas, även på avtal som inte själva anonymiseras.
- Hyresjusteringsaviseringar töms från avtalet.
Fakturor
- Alla partens fakturor raderas.
- Alla rader för nätfaktureringsaviseringar som hör till parten raderas.
Anonymiseringen loggas inte i Leases ändringslogg (audit log).
Begränsningar
Beakta följande när du planerar anonymisering.
- Endast hyresgäster och övriga hyresgäster. Verktyget anonymiserar parter som är hyresgäster eller övriga hyresgäster på avtal. En part som är avtalets hyresvärd kan inte anonymiseras. Detta gäller särskilt Inrent-avtal, där den externa hyresvärden är hyresvärdspart: en hyresvärd som är privatperson på ett Inrent-avtal anonymiseras inte, och hyresvärdens namn, adress och kontaktuppgifter finns kvar på avtalet. I övrigt behandlas Inrent- och Outrent-avtal på samma sätt.
- Raderade fakturor. Eftersom den anonymiserade partens fakturor raderas bör du innan du anonymiserar kontrollera att du inte längre behöver dem, till exempel för bokföring eller rapportering.
