Som deltagande i avvikelseprocessen får man en e-postavisering angående en avvikelse. Alternativt kan man regelbundet öppna avvikelsesystemet för att kontrollera om det har kommit in några nya avvikelser eller för att arbeta med egen avvikelse.
För att arbeta med en avvikelse trycker man på avvikelsenumret, vilket öppnar själva avvikelseformuläret.
Radioknappen markerar avvikelsen som oläst. Om man vill vidarebefordra avvikelsen, ska man markera den som oläst.
Status: Ange avvikelsens status.
Ohanterat
Under bearbetning
Hanterat
Stängt
Förkastas
Handläggaren anger status som “Under behandling”. När handläggaren anser sig vara färdig med avvikelsen, anges status som “Behandlad”. Beroende på företagets interna rutiner, kan avvikelsen vidarebefordras till närmaste överordnad handläggare för “godkännande”. När den är godkänd, anges status som “Stängd” eller “Avvisad”. Obs: När en avvikelse får status “Stängd” eller “Förkastas”, kommer det automatiskt att skickas ett e-postmeddelande till rapportören. Observera också att om man skapar åtgärder (arbetsorder) mot avvikelsen, kan systemet konfigureras (i Systeminställningar → Avvikelsebehandling) så att avvikelsen automatiskt stängs när åtgärden eller åtgärderna färdigmarkeras.
Åtgärder: Man kan välja bland tre förhandsdefinierade alternativ för åtgärder.
Inget
Avhjälpande – Åtgärder för att bli av med eller kontrollera orsakerna till befintliga avvikelser/fel, så att fenomenet inte inträffar igen.
Förebyggande – Åtgärder för att bli av med orsaker till potentiella avvikelser/fel eller andra oönskade situationer.
Kommentarer: Lägg in kommentarer under tiden som avvikelsen behandlas och tryck på spara. Kommentaren kommer att finnas i separat kommentarsfält med initialer, datum och klockslag för när den specifika kommentaren blev inlagd.
Uppföljningsflaggning: Aktiveras vid behov.
GDPR: Avsedd att markera de avvikelserapporter som innehåller uppgifter som omfattas av integritetsförordningen. Avvikelsens nummer visas i listvyn med röda siffror. Separat kryssruta för att filtrera på GDPR i listvyn.
+Dokument: Dokument som laddas upp för avvikelser (Ursprung → Avvikelsebehandling) kommer att vara dolda för vanliga användare i dokumentöversikten.
Deadline: Ange en frist för när avvikelsen ska vara färdigbehandlad. Gör det också möjligt att filtrera i avvikelseöversikten.
Projekt/Objekt/Ordertyp/Adressat/Härkomst/: Som standard visas i dessa fält det rapportören av avvikelsen har lagt in/valt.
Klassificering: Allvarlighetsgrad
Återkommande risk: Hur ofta avvikelsen/felet kan uppstå.
Fördelning: Används vid behov.
Feltyp: I enlighet med vald feltyp kommer det att öppnas ett eget “fält” för “Felorsak”, där färdigdefinierade felorsaker kopplade till den specifika feltypen kan väljas. För detaljer angående skapande av feltyper och felorsaker, se eget avsnitt under menyn “System” → “Arbetsorder/Rundor”.
Sum åtgärder [AO]: Totala kostnader från eventuella åtgärder/arbetsordrar som är kopplade till avvikelsen.
Div. kostnader: Diverse extrakostnader.
Text: Meddelandetext från rapporterad avvikelse. Observera att om det skapas en åtgärd (arbetsorder) på avvikelsen, kan denna text inkluderas på arbetsordern. För detaljer, se under “Admin” → “Systeminställningar” och avsnittet “Avvikelsebehandling”.
Omedelbara åtgärder/Förslag Korrigerande åtgärder/Kausal analys: Som standard hämtas detta från rapporteringen av avvikelsen. Kan ändras/redigeras vid behov.
Åtgärd (arbetsorder): Ger tillgång till att skapa arbetsorder kopplad till avvikelsen. När arbetsordern, eller -ordrarna, som skapats utifrån avvikelsen färdigmarkeras, kan avvikelser stängas automatiskt. Detta förutsätter att funktionen är aktiverad under menyn “Admin” → “Systeminställningar”, avsnittet “Avvikelsebehandling”. När alla arbetsordrar har stängts, kommer det också att skickas ett e-postmeddelande till rapportören om att avvikelsen är stängd.
Kategorier: Som standard anges det som rapportören av avvikelsen har markerat. Kan ändras vid behov.
Koppla till AO: Om man vill koppla avvikelsen till en arbetsorder som redan är skapad, kan arbetsordernumret läggas in här. Arbetsordern, inklusive bland annat lampstatus, kommer då att visas i listan över “Åtgärder”.
Vidarebefordra: Avvikelsen kan vidarebefordras till en specifik handläggare.
Bilaga (Vedlegg): Vid brist på bild(er) på inlämnad avvikelse kan bilder laddas upp direkt här. Bilder kan också raderas härifrån.