Vuokra-alue on Optimazen vuokrauksenhallinnan käsite. Vuokra-alue voidaan liittää Space-pohjakuvaselaimen avulla tiloihin, jolloin tilojen pinta-ala tuodaan vuokrasopimukselle.
Näkymän avaaminen
Avaa Vuokrakohteet → Vuokra-alueet. Näkymä näyttää kaikki vuokra-alueet, tai suodattimilla valitut.
Listan sarakkeet
Oletuksena lista näyttää seuraavat sarakkeet:
- Vuokraustilanne — onko vuokra-alue vapaa, ei-vuokrattavissa, omassa käytössä vai vuokrattu.
- Nimi — vuokra-alueelle annettu nimi. Nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan yksittäistä vuokra-aluetta tarkemmin.
- Kohde — rakennus, jossa alue sijaitsee.
- Tilatyyppi — millainen tila on kyseessä, esimerkiksi toimisto. Tilatyyppejä ylläpidetään Hallinta-osiossa.
- Määrä — vuokra-alueelle syötetty määrä ja yksikkö. Sarake näyttää myös pohjakuvaselaimella määritellyn tilalinkin pinta-alan, mikäli vuokra-alue on liitetty tiloihin.
- Tavoitevuokra — vuokra-alueelle valinnaisesti asetettu tavoitevuokra, jota käytetään sopimuksen oletusvuokrana, kun vuokra-alueelle luodaan sopimus.
- Sopimukset — kohteeseen liitetyt vuokrasopimukset.
Hakukentän vieressä oleva rataspainike avaa sarakkeiden valintapaneelin, josta listalle voi ottaa näkyviin myös seuraavat sarakkeet:
- Vuokra-aluetyyppi — vuokra-alueelle valittu vuokra-aluetyyppi.
- Talotyyppi — sen rakennuksen talotyyppi, jossa vuokra-alue sijaitsee.
- Vuokra-alueen ominaisuudet — vuokra-alueelle valitut ominaisuudet.
- Asumistyypit — vuokra-alueelle valitut asumistyypit.
- Käyttötarkoitus — onko vuokra-alue ulos- vai sisäänvuokrauksessa.
- Vuokrattavuus — vuokra-alueelle asetettu vuokrattavuus: vuokrattavissa, ei-vuokrattavissa vai omassa käytössä. Tämä on yllä olevan lasketun Vuokraustilanne-sarakkeen taustalla oleva asetus.
- Omistaja — kiinteistön laillinen omistaja, joka voi olla eri taho kuin sopimuksilla nimetty vuokranantajaosapuoli.
Huom! Mitkä sarakkeet ovat oletuksena näkyvissä ja mitä lisäsarakkeita on saatavilla, voi vaihdella organisaatiokohtaisesti. Lisäsarakkeita voi tilata Optimazen service desk -tiimiltä.
Järjestäminen, suodattaminen ja Excel-vienti
Vuokra-alueet voi järjestää sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Suodatukset-painike avaa suodatuspaneelin, jossa voi yhdistää yhden tai useamman seuraavista suodattimista:
- Vuokraustilanne — näyttää vain valitun tilanteen (vapaa, ei-vuokrattavissa, omassa käytössä tai vuokrattu) mukaiset vuokra-alueet.
- Käyttötarkoitus — näyttää vain ulos- tai vain sisäänvuokrauksessa olevat vuokra-alueet.
- Nimi — näyttää valitulla nimellä olevan vuokra-alueen.
- Kohde — näyttää vain valitussa rakennuksessa sijaitsevat vuokra-alueet.
- Kustannuspaikka — näyttää vain valittuun kustannuspaikkaan liitetyt vuokra-alueet.
- Vuokra-aluetyyppi — näyttää vain valitun vuokra-aluetyypin mukaiset vuokra-alueet.
- Tilatyyppi — näyttää vain valitun tilatyypin mukaiset vuokra-alueet.
Näytä päättyneet -valintaruutu ottaa mukaan myös ne vuokra-alueet, joiden vuokra-aika on jo päättynyt; nämä on oletuksena piilotettu. Yksittäisen suodattimen poistaa klikkaamalla sitä, ja kaikki suodattimet kerralla tyhjennä kaikki -valinnalla.
Listanäkymän voi ladata myös Exceliin latauspainikkeesta, valitun järjestyksen ja suodattimien mukaisesti.
Uuden vuokra-alueen luominen
Vuokra-alue luodaan Toiminnot → Uusi vuokra-alue kautta.
Uusi vuokra-alue -näkymä avautuu:
Vuokra-alueelle syötetään perus- ja ominaisuustiedot:
- Kohde-kenttään syötetään rakennus, johon vuokra-alue luodaan. Ohjelma löytää rakennuksen vapaalla tekstihaulla.
- Vuokrattavuus-kohdasta valitaan, onko vuokra-alue vuokrattavissa, ei-vuokrattavissa vai omassa käytössä.
- Lisää verollisuustieto avaa arvonlisäverotiedot: kohteen arvonlisäverovelvollisuuden ja sen voimaantulopäivän.
- Ominaisuustiedot (vuokra-aluetyyppi, talotyyppi, tilatyyppi, vuokra-alueen ominaisuudet, asumistyypit) käytetään vuokra-alueiden suodattamiseen. Alasvetovalikoiden vaihtoehtoja lisätään Hallinta-osiossa.
Kun tiedot on täytetty, klikkaa Tallenna. Luotu vuokra-alue ilmestyy tämän jälkeen näytölle sekä vuokra-alueiden listalle.
