Suositeltavaa on, että vuokra-alueet mietitään etukäteen ja luodaan ne tietokantaan ennen tarjousten tai sopimusten tekemistä. Vuokra-alueiden nimeämisen tulisi olla loogista, jotta niitä voidaan tunnistaa ja hakea helposti. Ne vuokra-alueet, joiden osalta löytyy piirustukset suositellaan tehtäväksi pohjakuvaselaimella ja kuvattomien tilojen osalta rekisterissäVuokra-alueiden hallinta -näkymästä. Pohjakuvaselaimessa tehtävät vuokra-alueet tulevat näkyviin rekisteriin, mutta tiloja ei voida lisätä tai poistaa vuokra-alueelle sitä kautta. Mikäli vuokra-alue on luotu rekisterissä, ei sitä voida tarkastella esimerkiksi vuokra-aluevärityksen avulla, sillä ne eivät näy piirustuksissa. Rekisterin kautta luotavia vuokra-alueita voisi olla esimerkiksi yksittäiset tilat, joista ei ole piirustuksia tai pysäköinti- ja maa-alueet.
Suositeltavaa on, ettei sisään - ja ulosvuokrausalueita tehdä päällekkäin.
Vuokra-alueen luominen pohjakuvassa
Yleisimmin vuokra-alue on syytä luoda pohjakuvassa, silloin on helppo konkreettisesti nähdä mitkä tilat vuokra-alueeseen halutaan liittää. Vuokra-alue luodaan pohjakuvassa Muokkaa - Muokkaa vuokra-alueita toiminnolla. Pohjakuvan toiminnoista löytyy ohje pohjakuvaselaimen oikean yläkulman Valikko-otsikon takaa.
Vuokra-alueen luominen vuokra-alueiden hallinnassa
Vuokra-alueiden hallinnan kautta suositellaan luotavaksi ne vuokra-alueet, joista ei ole olemassa kuvia. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi yksittäiset pienet mökit tai etätoimistot sekä parkkipaikat ja maa-alueet. Vuokra-alueiden hallinnan kautta voit luoda vuokra-alueita, jotka käsittävät kaikki kohteen tilat kuten koko rakennuksen.
Valitse päävalikosta Sisäänvuokraus ja Vuokra-alueiden hallinta. Valitse puusta se rakennus, jonka osalle vuokra-alueen haluat luoda.
Työikkunaan avautuu rakennuksen koontilomake, jonka oikeassa reunassa on valinta Luo vuokra-alue. Painiketta painamalla työikkunaan avautuu vuokra-alueen luontilomake.
Anna vuokra-alueelle tunnistettavissa oleva nimi ja voit valita myös vuokra-alueen tavoitehinnan ja määritellä aluetyypin (esim. Asunnot, Toimisto, Liikehuoneisto, Varasto, Autopaikka).
Vuokra-alueen luontilomakkeelle tulee näkyviin piirustuksiin merkitty pinta-ala valituista tiloista. Mikäli haluat merkitä vuokra-alueelle jonkun muun sovitun neliömäärän, kirjoita se kohtaan Vaihtoehtoinen pinta-ala.
Valitse lopuksi Tallenna vuokra-alue. Luotu vuokra-alue tulee näkyviin rakennuksen koontilomakkeelle kohtaan Vuokra-alueet.
Vuokra-alueiden ominaisuudet
Optimazen vuokra-alueille on mahdollista liittää erilaisia ominaisuuksia: Talotyyppi, Vuokra-aluetyyppi, Vuokra-alueominaisuudet, Asumistyyppi, tarkempi ohjeistus löytyy Vuokrauksenhallinnan ylläpito -otsikon alta.
Vuokra-alueen tavoitevuokra
Vuokra-alueelle voidaan asettaa tavoitevuokra, joka tulee oletuksena sopimuksen vuokraksi, kun vuokra-alue valitaan sopimukselle. Sopimuksella vuokra voidaan muuttaa tavoitevuokrasta poikkeavaksi. Lopullisella sopimuksella näkyy muokattu vuokra.
Tavoitevuokran voi asettaa vuokra-aluetta luodessa joko pohjakuvassa tai vuokra-alueiden hallinnassa.
