EG Optimaze -järjestelmän tietosuojakäytäntö
Saat tässä tietoa EG Optimaze -palvelun tietosuojakäytännöistä. Tutustuthan kuvaukseen huolellisesti. Ole yhteydessä henkilötietojesi käsittelyn laajuudesta, sisällöstä, tarkoituksesta ja näiden perusteista sekä näihin ehtoihin liittyvistä muista sisältökysymyksistä omaan organisaatioosi. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan alla todettua täydentäen EG-konsernin tietosuojakäytäntöä (Information on the processing of personal data) siltä osin kuin Toimittaja on rekisterinpitäjä sekä soveltuvin ja täydentävin osin myös muutoin (Toimittajan ollessa henkilötietojen käsittelijä). Alla kuvattuun Käyttäjän EG Optimaze -tietosuojakäytäntöön sekä EG-konsernin tietosuojakäytäntöön viitataan yhdessä termillä ”Tietosuojakäytäntö”.
Sinua kutsutaan alla käyttäjäksi (”Käyttäjä”). Olet työ- tai toimisuhteessa EG Finland Oy:n (”Toimittaja”) asiakkaaseen (”Asiakas”) tai mahdollisesti muuhun organisaatioon (”Organisaatio”), jolla on oikeus käyttää EG Optimaze -palvelua. Asiakas on sopimussuhteessa Toimittajaan ja mahdollinen Organisaatio on sopimussuhteessa Asiakkaaseen.
Päivitetty 27.3.2024
Henkilötietojen käyttö
1.1. Rekisterinpitäjä
Toimittaja on sopimussuhteessa Asiakkaaseen ja toimii Palvelun henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä suhteessa Toimittajaan on Asiakas/Organisaatio.
Ole yhteydessä rekisterinpitäjä- ja käsittelijätiedoista omaan organisaatioosi, erityisesti jos et ole työ- tai toimisuhteessa Toimittajan Asiakkaaseen, vaan muuhun Organisaatioon.
1.2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilönä henkilörekisteriä koskevissa asioissa toimii Asiakkaan/Organisaation ylläpitäjän roolissa oleva henkilö (pääkäyttäjä), tietosuojavastaava tai muu erikseen nimetty henkilö. Toimittajan tietosuojavastaava gdpr.finland@eg.fi avustaa rekisterinpitäjää Palveluun liittyvissä henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä Tietosuojakäytännön mukaisesti.
1.3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittely ja rekisteröidyn yleiset oikeudet
Henkilötietojasi käsitellään Sopimuksen täyttämiseksi sekä Palvelun käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan Asiakkaan/Organisaation määrittelemän käyttötarkoituksen mukaisesti. Muilta osin Asiakas/Organisaatio määrittää rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Edustamasi Asiakas/Organisaatio on velvoitettu luovuttamaan tiedot henkilötietojesi tarkemmasta käsittelystä ja oikeuksistasi. Toimittaja on huolehtinut, että tietosi säilyvät luottamuksellisena. Henkilötietojen käsittelyä sekä sen tarkoitusta ja perusteita on kuvattu tarkemmin Tietosuojakäytäntöömme kuuluvassa EG-konsernin tietosuojakäytännössä (ks. linkki edellä) silloin kuin olemme itse rekisterinpitäjä.
1.3.1 Rekisterinpitäjänä EG Finland Oy - sopimukseemme / suostumukseesi perustuva henkilötietojen käsittely
Käyttäjäviestintä
Jotta voimme tarjota käyttämäsi palvelun sinulle (sopimusperuste), ymmärrät, että meidän tulee lähettää sinulle tietoa käyttämäsi palvelun ajankohtaisista päivityksistä, jos olemme näin sopineet edustamasi organisaation kanssa.
Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) voi käyttää edellä mainittuun käyttäjäviestintään kolmannen osapuolen ohjelmistopalveluja, joiden palvelimet sijaitsevat EU-/ETA-alueella. Ilmoitukset kriittisistä poikkeamatilanteista (häiriötiedote) lähetetään joka tapauksessa käyttäjille asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan. Tietoturvaloukkauksista informoidaan käyttäjiä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Markkinointiviestintä
Sallimalla markkinointiviestinnän varmistat sen, että sinulle voidaan lähettää sähköpostilla tietoa toimittajan muista tuotteista ja palveluista, jotka liittyvät työrooliisi/toimialaasi. Suostumuksellasi voit saada siten tietoa käyttäjille tarkoitetuista ja ohjelmistoon liittyvistä koulutuksista, käyttäjäpäivistä ja webinaareista.
Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) käyttää viestimiseen kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua Lisätietoja suostumuksesta ja peruutuksesta löydät täältä.
Asiakastyytyväisyyskyselyt
- Sallimalla sähköiset asiakastyytyväisyyskyselyt, varmistat sen, että olet mukana antamassa palautetta ja edesauttamassa ohjelmiston kehitystyötä vastaamaan entistä paremmin organisaationne tarpeita. Ohjelmiston toimittaja (EG Finland Oy) voi tallentaa yhteystietosi kolmannen osapuolen ohjelmistoon, jolla toteutetaan sähköisiä asiakastyytyväisyyskyselyitä.
1.4 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Toimittaja ei siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tästä ole erikseen sovittu Asiakkaan kanssa. Toimittaja ei kuitenkaan tee siirtoja, vaan niistä vastaa Asiakas/Organisaatio.
1.5 Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet on sovittu Asiakkaan/Organisaation kanssa.
Samoja henkilötietojen käsittelyn suojausperiaatteita sovelletaan, ja kaikissa tapauksissa henkilötietojasi turvaavia toimia myös niissä tapauksissa, joissa Toimittaja on rekisterinpitäjä. Myös nämä periaatteet on tiedotettu Asiakkaalle/Organisaatiolle ja niiden käyttäminen on Asiakkaan/Organisaation hyväksymää.
1.6. Kerättävät henkilötiedot
Palvelun käyttäminen vaatii käyttäjän sähköpostiosoitteen, nimen, roolin ja kielivalinnan. Palvelun hyödyntämisessä voidaan käsitellä myös muita henkilötietoja. Kaikissa tapauksissa henkilötietoja käytetään Palvelun tuottamiseen (ml. käyttäjäviestintä) ja tukipalvelun tuottamiseen (ml. tietojen siirtäminen Palvelusta tukipalveluun tuen antamisen edellyttämässä laajuudessa, sikäli kun olet hyväksynyt tämän käsittelyn siirtyessäsi ServiceNow-tukipalveluun).
