Metdata og annen informasjon om dokumentet som navn, dokumenteier, godkjenningsdato, avdeling, mm. kan flettes i dokumenter ved nedlastning. På den måten vil alltid dokumentene være oppdatert med korrekt innehold.
Tips: Ha et maldokument med flettefelter, for eksempel en mal for funksjonsbeskrivelse, som brukes når nye funksjonsbeskrivelser skal opprettes.
Merk: Fletting av dokumenter er kun tilgjengelig for filformatet .docx. Fletting skjer via en ekstern tjeneste og layout vil i noen tilfeller kunne endre seg.
Instruksjoner
1. Last ned filen med flettefelter.
Tips: Legg filen et sted lokalt på din datamaskin slik at du enkelt finner den igjen. Filen vil også ligge i nedlastede dokumenter.
2. Det er to måter å utarbeide et dokument med flettefelter på:
Jobb med dokumentet lokalt på din PC og last det opp i Landax
Opprett et nytt dokument eller bruk et eksisterende og rediger filen direkte
På denne siden brukes sistnevnte mulighet.
3. Klikk Rediger filen direkte, åpne dokumentet og aktiver redigering.
4. Klikk på Masseutsendelser.
5. Klikk Velg mottakere og videre Bruk en eksisterende liste.
6. Gå til mappen der filen med flettefeltene ligger og åpne filen.
Info: Dersom fila med flettefelter ikke er lagret lokalt på datamaskinen, ligger den i mappen Nedlastninger.
7. Velg tekstkoding.
8. For å legge til flettefelter, klikk Sett inn flettefelt og velg fra listen hvilke felter som skal flettes i dokumentet.
Tips: Dersom du er i tvil på hvilke flettefelter som tilhører feltene i systemet, kan du bruke filen med flettefelter. Rad 2 på filen inneholder informasjon hva feltet heter i Landax.
10. Et maldokument med flettefelter for funksjonsbeskrivelse kan for eksempel se slik ut:
11. For alle dokumenter som skal flettes ved nedlastning, huk av i boksen Flett ved nedlasning.
Det opprettes et dokument fra malen for funksjonsbeskrivelse og hukes av Flett ved nedlastning. Feltene for metadata er fylt inn på dokumentskjemaet, og dokumentet ser slik ut når det lastes ned:
Info: Beskrivelse og logo er flettet øverst og dokumentets ID, revisjonsdato, versjonsnummer, ansvarlig og godkjent av og dato er flettet i bunnteksten.