EG Optimaze

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on edustamasi organisaatio.

EG Finland Oy on sopimussuhteessa edustamaasi organisaatioon eli asiakkaaseen ja toimii järjestelmän henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.

Katso poikkeuksena kohta 3.

-järjestelmän tietosuojakäytäntö

Saat tässä tietoa EG Optimaze -palvelun tietosuojakäytännöistä. Tutustuthan kuvaukseen huolellisesti. Ole yhteydessä henkilötietojesi käsittelyn laajuudesta, sisällöstä, tarkoituksesta ja näiden perusteista sekä näihin ehtoihin liittyvistä muista sisältökysymyksistä omaan organisaatioosi. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan alla todettua täydentäen EG-konsernin tietosuojakäytäntöä (Information on the processing of personal data) siltä osin kuin Toimittaja on rekisterinpitäjä sekä soveltuvin ja täydentävin osin myös muutoin (Toimittajan ollessa henkilötietojen käsittelijä). Alla kuvattuun Käyttäjän EG Optimaze -tietosuojakäytäntöön sekä EG-konsernin tietosuojakäytäntöön viitataan yhdessä termillä ”Tietosuojakäytäntö”.

Sinua kutsutaan alla käyttäjäksi (”Käyttäjä”). Olet työ- tai toimisuhteessa EG Finland Oy:n (”Toimittaja”) asiakkaaseen (”Asiakas”) tai mahdollisesti muuhun organisaatioon (”Organisaatio”), jolla on oikeus käyttää EG Optimaze -palvelua. Asiakas on sopimussuhteessa Toimittajaan ja mahdollinen Organisaatio on sopimussuhteessa Asiakkaaseen.

Päivitetty 27.3.2024

Henkilötietojen käyttö

1.1. Rekisterinpitäjä

Toimittaja on sopimussuhteessa Asiakkaaseen ja toimii Palvelun henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä suhteessa Toimittajaan on Asiakas/Organisaatio.

Ole yhteydessä rekisterinpitäjä- ja käsittelijätiedoista omaan organisaatioosi, erityisesti jos et ole työ- tai toimisuhteessa Toimittajan Asiakkaaseen, vaan muuhun Organisaatioon.

1.2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilönä henkilörekisteriä koskevissa asioissa toimii Asiakkaan/Organisaation ylläpitäjän roolissa oleva henkilö (pääkäyttäjä), tietosuojavastaava tai muu erikseen nimetty henkilö

Käsittelijän yhteystiedot:

Optimaze käyttäjätuki

support@optimaze.net 

+358 44 031 2252

. Toimittajan tietosuojavastaava gdpr.finland@eg.fi avustaa rekisterinpitäjää Palveluun liittyvissä henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä Tietosuojakäytännön mukaisesti.

1.3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittely ja rekisteröidyn yleiset oikeudet

Henkilötietojasi käsitellään Sopimuksen täyttämiseksi sekä Palvelun käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan Asiakkaan/Organisaation määrittelemän käyttötarkoituksen mukaisesti. Muilta osin Asiakas/Organisaatio määrittää rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Edustamasi Asiakas/Organisaatio on velvoitettu luovuttamaan tiedot henkilötietojesi tarkemmasta käsittelystä ja oikeuksistasi. Toimittaja on huolehtinut, että tietosi säilyvät luottamuksellisena. Henkilötietojen käsittelyä sekä sen tarkoitusta ja perusteita on kuvattu tarkemmin Tietosuojakäytäntöömme kuuluvassa EG-konsernin tietosuojakäytännössä (ks. linkki edellä) silloin kuin olemme itse rekisterinpitäjä.

1.4 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Toimittaja ei siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tästä ole erikseen sovittu Asiakkaan kanssa. Toimittaja ei kuitenkaan tee siirtoja, vaan niistä vastaa Asiakas/Organisaatio.

1.5 Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet on sovittu Asiakkaan/Organisaation kanssa.

Samoja henkilötietojen käsittelyn suojausperiaatteita sovelletaan, ja kaikissa tapauksissa henkilötietojasi turvaavia toimia myös niissä tapauksissa, joissa Toimittaja on rekisterinpitäjä. Myös nämä periaatteet on tiedotettu Asiakkaalle/Organisaatiolle ja niiden käyttäminen on Asiakkaan/Organisaation hyväksymää.

1.6. Kerättävät henkilötiedot

Palvelun käyttäminen vaatii käyttäjän sähköpostiosoitteen, nimen, roolin ja kielivalinnan. Palvelun hyödyntämisessä voidaan käsitellä myös muita henkilötietoja. Kaikissa tapauksissa henkilötietoja käytetään Palvelun tuottamiseen (ml. käyttäjäviestintä) ja tukipalvelun tuottamiseen (ml. tietojen siirtäminen Palvelusta tukipalveluun tuen antamisen edellyttämässä laajuudessa, sikäli kun olet hyväksynyt tämän käsittelyn siirtyessäsi ServiceNow-tukipalveluun).

_______________________________

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittely ja rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisterinpitäjänä organisaatiosi

Henkilötietoja käsitellään järjestelmän käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan organisaatiosi määrittelemän käyttötarkoituksen mukaisesti. 

Näissä tapauksissa organisaatiosi on rekisterinpitäjä ja saat organisaatioltasi tiedot henkilötietojesi tarkemmasta käsittelystä ja oikeuksistasi.

Rekisterinpitäjänä EG Finland Oy  - suostumukseesi perustuva henkilötietojen käsittely

Suostumuksesi perusteella EG Finland Oy käsittelee, organisaatioltasi saatuja palvelun käyttäjätietoja käyttötutkimusten tekemiseen (käyttökerrat, käyttöajat, rooli) sekä asiakkaan henkilöiden yhteystietoja (nimi ja sähköpostiosoite) käyttäjäviestintään, muiden EG Finland Oy:n palvelujen markkinointiin sekä käyttäjätyytyväisyyskyselyiden tekemiseen seuraavasti:

Käyttäjäviestintä

• Sallimalla käyttäjäviestinnän toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite) ja lähettää Sinulle tietoja palvelun ajankohtaisista muutoksista ja tapahtumista ohjelmistoon ja sen käyttöön liittyviin palveluihin kuten versiopäivitykset, käyttäjäpäivät, valmennukset sekäpalvelua koskevista esittelytilaisuuksista ja/tai webinaareista. Sallimalla käyttäjäviestinnän sallit myös, että viestintään käytetään kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua (Emaileri). Emaileri-palvelussa tiedot sijaitsevat Suomessa. Emailerilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi. Ilmoitukset kriittisistä poikkeamatilanteista lähetetään suostumuksestasi riippumatta asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan.

Markkinointiviestintä

• Sallimalla markkinointiviestinnän toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite) ja lähettää Sinulle tietoja sähköpostilla tapahtumista ja tuotejulkistuksista ja palveluun liittyvistä EG Finland Oy:n muista tuotteista ja palveluista. Sallimalla markkinointiviestinnän sallit myös, että toimittaja voi käyttää edellä mainittuun viestimiseen kolmannen osapuolen ohjelmistopalvelua (Hubspot). Hubspot-palvelun tiedot sijaitsevat pilvipalvelussa USA:ssa. Hubspotilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi.

Asiakastyytyväisyyskyselyt

• Sallimalla asiakastyytyväisyyskyselyt, sallit, että toimittaja voi käyttää henkilötietojasi (nimi ja sähköpostiosoite, työpuhelinnumero) sähköisiin asiakastyytyväisyyskyselyihin ohjelmiston käyttäjille. Sallimalla asiakastyytyväisyyskyselyt sallit myös, että toimittaja voi tallettaa henkilötietojasi kolmannen osapuolen ohjelmistoon (Surveypal). Surveypal-palvelun tiedot sijaitsevat Iso-Britanniassa. Sähköisen asiakastyytyväisyyskyselyn ohella palautetta kerätään myös muilla tavoin, puhelimitse soittamalla tai erilaisten tapahtumien yhteydessä. Surveypalilla ei ole lupaa käyttää eikä siirtää henkilötietojasi.

Näissä kolmessa edellä mainitussa tapauksessa rekisterinpitäjä on EG Finland Oy. Edellä mainitut käsittelijän yhteystiedot ovat tällöin käytössä rekisterinpitäjän yhteystietoina. EG Finland Oy käsittelee rekisterinpitäjänä edellä mainittuja henkilötietojasi ainoastaan EG Finland Oy:ssä sisäisesti. Niitä jaetaan Optimaze- palvelun seurantaryhmän jäsenille (käyttötutkimukset) ja markkinointiosastolle (muiden palvelujen markkinointi). Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille (lukuunottamatta kolmansien osapuolien ohjelmistojen käyttämistä) eikä niitä käsitellä automaattisesti. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin EG Finland Oy:n ja organisaatiosi välinen sopimus on voimassa ja korkeintaan niin kauan, kun toimit Optimaze-palvelun käyttäjänä. Voit peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa käyttämistä, milloin tahansa lähettämällä sähköpostin tästä EG Finland Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Sinulla on, kuten jokaisella rekisteröidyllä, myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että tietosuojalainsäädäntöä olisi kohdallasi rikottu. Sinulla on oikeus tarkastaa Sinua koskevat tiedot sekä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista ja saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuksi. Rekisteröidyn oikeutta tulla unohdetuksi toteutetaan siltä osin kuin se on mahdollista ottaen huomioon, että toimit organisaatiosi käyttäjänä, ja tietojasi tarvitaan käyttäjärooliisi liittyen.

Lähetä viesti kohdassa 2 mainittuun EG Finland Oy:n sähköpostiin, jos haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, niin olemme Sinuun yhteydessä.

Koska kyseeessä ovat organisaatioltasi saadut henkilötiedot ja ne liittyvät kiinteästi yksityisen eli Optimaze –palvelun käyttöön, henkilötietojasi ei voida siirtää toiselle rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle.

Kaikissa muissa henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa, kuin mitä edellä on kerrottu liittyen suostumuksesi perusteella tapahtuvaan käsittelyyn, ole ystävällisesti yhteydessä omaan organisaatioosi, joka toimii rekisterinpitäjänä.

EG Finland Oy on huolehtinut, että tietosi säilyvät luottamuksellisena.

4. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tästä ole erikseen sovittu organisaatiosi eli asiakkaan kanssa.

Niissä tapauksissa, joissa EG Finland Oy on rekisterinpitäjä ja kun

• henkilötietoja käsitellään käyttäjäviestinnässä tai asiakastyytyväisyyskyselyiden lähettämisessä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
• henkilötietoja käsitellään markkinointiviestinnässä, käytettävään palveluun tallennetut henkilötiedot tallennetaan pilvipalveluun. Tietoja ei kuitenkaan tallenneta palveluun eikä käsitellä ilman asiakkaan sekä käyttäjän eli Sinun nimenomaista suostumusta. Lue lisää Hubspot GDPR.

5. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojauksen periaatteet on sovittu organisaatiosi eli asiakkaan kanssa. Samoja periaatteita sovelletaan pääosin, ja kaikissa tapauksissa henkilötietojasi turvaavia toimia myös niissä tapauksissa, joissa EG Finland Oy on rekisterinpitäjä. Myös nämä periaatteet on tiedotettu organisaatiollesi ja niiden käyttäminen on organisaatiosi hyväksymää.