Budgetmallen är ett budgeteringsverktyg i Optimaze där själva budgeteringen utförs. Rapals EG Finlands ekonomisupport skapar budgetmallen baserat på de uppgifter som kunden vill använda.
...
När du har beslutat vilka uppgifter som ska användas som grundläggande uppgifter i budgeten, ska du be Rapals EG Finlands ekonomisupport att skapa en budgetmall med de önskade uppgifterna. Meddelanden till Rapals EG Finlands ekonomistöd skickar du med supportknappen högst upp till höger i Moment eller via e-post: tuki@optimaze.net.
...
Av de önskade uppgifterna skapar Rapals EG Finlands ekonomistöd en budgetmall, där bearbetningen av budgeten sker.
Budgetmallen finns på Ekosidan, under rubriken Budgetering.
Obs! Val av period finns nu högst upp till höger i Budgeteringsverktyget och där ser du vilken budgetmall du redigerar.
Du kan endast redigera en aktiv och öppen budgetmall. När budgetperioden har körts och låsts, går den inte längre att bearbeta. Om det ännu uppstår behov av att ändra kostnaderna, kan perioden öppnas och köras på nytt. Om du vill spara uppgifterna från en redan körd version, finns det skäl att skapa en ny period med den körda periodens uppgifter.
Budgeteringsverktygets summor och rubriker
Verktyget Budgetmall visar alltid eurobeloppen för nivån som valts till vänster i objektsträdet. På bilden nedan visas kostnaderna för Panorama Towers byggnad.
Under rubriken Budgetering visas uppgifterna för hela Budgeten och där finns även en sökfunktion, som fungerar på samma sätt som Optimazes övriga sökverktyg. De blåfärgade Budget och Summerade kostnader byter vy, så att man i vyn Budget gör de faktiska redigeringarna i budgeten och i vyn Summerade kostnader visas kostnaderna för den valda nivån. I summeringen visas med andra ord summerade kostnader från också andra nivåer för det aktuella objektet.
...
Om man vill budgetera till kontonamn som inte finns i Optimaze Moments kontoplan, ska dessa meddelas
till Rapals EG Finlands support, som lägger till de nya kontonamnen i Kontohierarkin.
...
Om objektet är giltigt endast en del av budgetperioden, visas detta med röd varseltext i objektets budgeteringsvy.
Ett objekt som är giltigt en del av året, visas med röd text i budgetmallen.
Objektets giltighet endast en del av tiden bör beaktas vid inmatning av budgetsiffror. Programmet importerar referensvärdet för hela året och budgeteraren måste beräkna giltighetstidens andel av det.
Inmatning av budgetsiffror i budgetmallen
Redigering av sifforna i budgeten sker med redigeringsverktyget, vars symbol är 
...
När du har redigerat siffrorna och skrivit en valfri anmärkning, ska du trycka på någon av knapparna Spara 
eller Tillbaka
med symbolerna för dem. Om du vill ångra en redan sparad ändring finns det inte någon funktion för det, men du kan mata in den ursprungliga summan på nytt och spara den.
Här följer ännu inmatningen av budgetsiffrorna steg för steg:
- Välj på fliken Eko i vänster huvudmeny: Ekonomi – Budget-/prognosmall – Budgetering
- Välj rätt budgetmall i rullgardinsmenyn högst upp till höger på sidan. Till exempel budgetmallen för 2018.
- Välj i objektshierarkin det objekt vars kostnader du vill redigera. Obs! Om filtreringen används, visas endast de objekt för vilka filtrering har valts i trädet som öppnas.
| Tip |
|---|
You can use filtering with budgeting too. If the filtering option is used, the tree-like list shows only those sites selected for the filtering. |
Budgeting view when the real estate hierarchy is filtered for Central Finland.
1. Select the edit icon next to the account title in the Budget tab, in order to access the balance column and edit costs. The budgeter can enter comments in the Notifications column to remind himself/herself of an increase, for example. In the author field, the system adds the name of the person, whose login credentials have been used to access Moment. Also the date of processing is added.
...
Budgeteringsvyn, med filtreringen Mellersta Finland i objektshierarkin.
- På fliken Budget, vid det önskade kontonamnet väljer du Redigera (symbol), varvid du får åtkomst till att redigera kostnader i saldokolumnen. I anmärkningskolumnen kan budgetskaparen välja att ange kommentarer, till exempel en påminnelse till sig själv om höjning. Som skapare lägger systemet till personen med vars koder man loggat in i Moment samt handläggningsdatumet.
- Välj Spara ( symbolen), när kostnaden är korrekt. På ovan nämnda sätt kan man redigera såväl objektskostnader som organisationskostnader (mer om dem nedan).
Budgeting view when the real estate hierarchy is filtered for Central Finland.
...
2. When a cost is correct, select Save (icon). As described above, you can edit the costs for both the sites and the organization (these are explained in detail below).
In the illustration above, the rental cost has been modified. Fixed management costs are currently being edited and changes are saved by clicking the icon.
Budgeted costs for a specific organization
Budget costs can be entered for sites, as well as organizations, i.e. the users of spaces.
Organization costs are used, for example, when the costs for an organization’s certain account title should be increased.
Organization-specific costs are shown below site costs.
In the above example, an organization-specific rent of EUR 2,000 has been added in the budget for the accounting unit of Panorama Tower. Note! The organization in question needs to be placed in the particular building!
Thumbnails in the budget template
The budgeting tool in Optimaze includes various thumbnails to help in managing the budgeting process.
In the budget template, an open book appears in front of the site in the left-hand side of the real estate hierarchy to indicate that the site has not yet been budgeted. Once you have edited the costs for the site and saved the final costs, you can click on the icon on the upper right corner to indicate that the site has been budgeted. Then, the site is marked in the real estate hierarchy with a closed book symbol to indicate that the budgeting for this site has been finalized and you do not need to go back to it later. Also the pen icon next to the site’s name disappears. However, if the costs for the site need to be edited later, you can access the site by clicking the symbol of an open book that has now appeared in the upper right corner.
If the costs of a certain site are unclear and you need to get back to the budgeted costs later, you can mark the site as unclear by clicking on the icon. Once the budgeting is done, you can check the items marked with these symbols and verify that the costs for each budgetable site have been processed. By using these icons, you can go through the budget in several occasions and still be able to check straight away, how well the budget is coming together.
I situationen på bilden har hyreskostnaden ändrats. Fasta administrationskostnader håller som bäst på att redigeras, därefter sparas ändringen genom att trycka på -symbolen.
Kostnader som ska budgeteras för en viss organisation
Budgetens kostnader kan matas in förutom för objekten också för organisationer, det vill säga lokalanvändarna. Organisationskostnader används till exempel om man vill höja kostnaderna för ett visst kontonamn för någon organisation.
Organisationsspecifika kostnader visas nedanför objektskostnaderna.
I ovan angivna exempel har man för Panorama Towers bokföringsenhet lagt till en organisationsspecifik hyra om 2 000 euro i budgeten. Obs! Den aktuella organisationen måste vara placerad i objektets lokaler!
Hjälpsymboler i budgetmallen
I Optimazes budgeteringsverktyg finns hjälpsymboler som stöd i administrationen av budgeteringsprocessen.
.
I budgetmallen ser du objektsträdet till vänster, framför objektet visas 
en öppen bok som tecken på att objektet ännu inte har budgeterats. När du har redigerat kostnaderna för det aktuella objektet och de slutgiltiga kostnaderna har sparats, kan du högst upp till höger trycka på 
symbolen Markera som budgeterad. Då visas en stängd bok vid objektets objektsträd som tecken på att budgeteringen är klar för det här objektet och att man inte behöver återkomma till det senare. I dessa fall försvinner pennsymbolen för det här objektet. Om du senare ändå upptäcker att kostnaderna för det aktuella objektet fortfarande måste redigeras, kan du återgå till det genom att högst upp till höger trycka på symbolen med den öppna boken.
Om objektets kostnader är oklara på något sätt och du behöver återkomma till kostnaderna som måste budgeteras för objektet i ett senare skede. Som tecken på detta kan du trycka på symbolen 
Markera som oklar. När budgeteringen är klar kan du ännu med de symboler du använder kontrollera att du har gått igenom kostnaderna för alla objekt som ska budgeteras. Med hjälp av symbolerna kan du lätt genomföra kontrollen av budgeten i flera omgångar och ändå
med ett ögonkast se i vilket skede av att skapa budgeten du är.
| Tips! |
|---|
Högst upp till vänster i budgetmallen finns rullgardinsmenyn Visa i träd och där kan du söka objekt på basis av ovan nämnda symboler.
Du kan välja antingen budgeterade eller icke-budgeterade objekt, oklara eller alla objekt. I sådana fall visas objekt enligt den valda filtreringen i trädet |
| Tip |
You can search for sites based on the icons described above by using the Show in tree pull-down menu on the upper part in the budget template.
You can select budgeted or non-budgeted sites, unclear sites or all sites. Now, the tree-like list shows only the filtered sites. |
