Budgetering

Budgetmallen är ett budgeteringsverktyg i Optimaze där själva budgeteringen utförs. Rapals ekonomisupport skapar budgetmallen baserat på de uppgifter som kunden vill använda.

Val av uppgifter till budgetmall

Till en början finns det skäl att fundera över vilka grundläggande uppgifter man vill använda när man skapar budgeten. I Optimaze-systemet är det möjligt att budgetera lokalkostnader med flera olika utgångsdata. I budgeteringen kan man utnyttja föregående års budget i programmet eller debiterings- eller utfallsuppgifter. Vid användning av utgångsdata för utfalls- och debiteringsuppgifterna kan du vid behov använda utfallen för en eller flera månader.

I Optimaze är det även möjligt att importera budgetuppgifterna med en Excel-fil. I sådana fall måste filen innehålla uppgifterna i rader om objektet, kontot och eurobeloppet. Om du vill kan du även öppna en tom budgetmall, som inte innehåller några som helst kostnader. I sådana fall matas budgetkostnaderna i från början i budgetmallen.

När du har beslutat vilka uppgifter som ska användas som grundläggande uppgifter i budgeten, ska du be Rapals ekonomisupport att skapa en budgetmall med de önskade uppgifterna. Meddelanden till Rapals ekonomistöd skickar du med supportknappen högst upp till höger i Moment eller via e-post: tuki@optimaze.net.

Budgetering med budgeteringsverktyget

Av de önskade uppgifterna skapar Rapals ekonomistöd en budgetmall, där bearbetningen av budgeten sker.

Budgetmallen finns på Ekosidan, under rubriken Budgetering.

Obs! Val av period finns nu högst upp till höger i Budgeteringsverktyget och där ser du vilken budgetmall du redigerar.

Du kan endast redigera en aktiv och öppen budgetmall. När budgetperioden har körts och låsts, går den inte längre att bearbeta. Om det ännu uppstår behov av att ändra kostnaderna, kan perioden öppnas och köras på nytt. Om du vill spara uppgifterna från en redan körd version, finns det skäl att skapa en ny period med den körda periodens uppgifter.

Budgeteringsverktygets summor och rubriker

Verktyget Budgetmall visar alltid eurobeloppen för nivån som valts till vänster i objektsträdet. På bilden nedan visas kostnaderna för Panorama Towers byggnad.

Under rubriken Budgetering visas uppgifterna för hela Budgeten och där finns även en sökfunktion, som fungerar på samma sätt som Optimazes övriga sökverktyg. De blåfärgade Budget och Summerade kostnader byter vy, så att man i vyn Budget gör de faktiska redigeringarna i budgeten och i vyn Summerade kostnader visas kostnaderna för den valda nivån. I summeringen visas med andra ord summerade kostnader från också andra nivåer för det aktuella objektet.

Först till vänster i de blåfärgade rubrikerna i vyn Budget finns Kontonamnet, som uppger vilka kostnader som visas på raden. Rubriken A01 Hyror, som visas högst upp, innehåller kostnaderna för alla konton som finns under detta kontonamn.

Det filtrerade jämförelsevärdet i kolumnen Program visar som stöd i budgeteringen kostnaderna för perioden som valts i periodvalet på Ekosidan. Genom att sväva med muspekaren över rubriken Filtr. referensvärde i budgetmallen ser du vilken periods uppgifter som används som referensvärde.

Om du vill byta uppgifterna för en annan period till det filtrerade referensvärdet. Välj den önskade perioden från fliken Eko i menyn Val av period. Om du till exempel vill jämföra de kostnader som nu budgeteras med föregående års budget, är det smidigt att välja att visa föregående års budget.

I kolumnen Referensvärde visas de kostnader som importerats som grundläggande uppgifter för den här budgeten. Denna summa förändras inte då budgeten redigeras, utan du kan när som helst jämföra de slutgiltiga kostnaderna som budgeteras med de grundläggande uppgifterna i kolumnen Saldo. Före redigeringen visas samma summa i kolumnen Saldo som i kolumnen Referensvärde, det vill säga summan som vid kopieringen importerats till objektet. Summan i kolumnen Saldo ändras efter siffrorna som redigeras i budgeten.

Summorna på fliken Summerade kostnader uppdateras samtidigt som budgeteraren redigerar siffrorna på fliken Budget. Om budgeteraren matar in kostnader till exempel för delar av byggnaden, kan hen enkelt kontrollera hela byggnadens kostnader på fliken Summerade kostnader.

Om man vill budgetera till kontonamn som inte finns i Optimaze Moments kontoplan, ska dessa meddelas

till Rapals support, som lägger till de nya kontonamnen i Kontohierarkin.

I budgeteringsverktyget är det möjligt att förhindra redigering av konton som valts kundspecifikt i användargränssnittet. Denna funktion är behändig till exempel i situationer där systemet beräknar saldona för valda konton.

När objektet inte är giltigt under budgetperiodens hela tidsperiod

Om objektet är giltigt endast en del av budgetperioden, visas detta med röd varseltext i objektets budgeteringsvy.

Ett objekt som är giltigt en del av året, visas med röd text i budgetmallen.

Objektets giltighet endast en del av tiden bör beaktas vid inmatning av budgetsiffror. Programmet importerar referensvärdet för hela året och budgeteraren måste beräkna giltighetstidens andel av det.

Inmatning av budgetsiffror i budgetmallen

Redigering av sifforna i budgeten sker med redigeringsverktyget, vars symbol är

Genom att trycka på knappen Redigera får du åtkomst till att bearbeta den aktuella kontonamnsraden.

När du har redigerat siffrorna och skrivit en valfri anmärkning, ska du trycka på någon av knapparna Spara   eller Tillbaka

Budgeting view when the real estate hierarchy is filtered for Central Finland.

1.   Select the edit icon next to the account title in the Budget tab, in order to access the balance column and edit costs. The budgeter can enter comments in the Notifications column to remind himself/herself of an increase, for example. In the author field, the system adds the name of the person, whose login credentials have been used to access Moment. Also the date of processing is added.

2.   When a cost is correct, select Save (icon). As described above, you can edit the costs for both the sites and the organization (these are explained in detail below).

Budgeting view when the real estate hierarchy is filtered for Central Finland.

1.   Select the edit icon next to the account title in the Budget tab, in order to access the balance column and edit costs. The budgeter can enter comments in the Notifications column to remind himself/herself of an increase, for example. In the author field, the system adds the name of the person, whose login credentials have been used to access Moment. Also the date of processing is added.

2.   When a cost is correct, select Save (icon). As described above, you can edit the costs for both the sites and the organization (these are explained in detail below).

In the illustration above, the rental cost has been modified. Fixed management costs are currently being edited and changes are saved by clicking the icon.

Budgeted costs for a specific organization

Budget costs can be entered for sites, as well as organizations, i.e. the users of spaces.

Organization costs are used, for example, when the costs for an organization’s certain account title should be increased.

Organization-specific costs are shown below site costs.

In the above example, an organization-specific rent of EUR 2,000 has been added in the budget for the accounting unit of Panorama Tower. Note! The organization in question needs to be placed in the particular building!

Thumbnails in the budget template

The budgeting tool in Optimaze includes various thumbnails to help in managing the budgeting process.

In the budget template, an open book appears in front of the site in the left-hand side of the real estate hierarchy to indicate that the site has not yet been budgeted. Once you have edited the costs for the site and saved the final costs, you can click on the  icon on the upper right corner to indicate that the site has been budgeted. Then, the site is marked in the real estate hierarchy with a closed book symbol to indicate that the budgeting for this site has been finalized and you do not need to go back to it later. Also the pen icon next to the site’s name disappears. However, if the costs for the site need to be edited later, you can access the site by clicking the symbol of an open book that has now appeared in the upper right corner.

If the costs of a certain site are unclear and you need to get back to the budgeted costs later, you can mark the site as unclear by clicking on the  icon. Once the budgeting is done, you can check the items marked with these symbols and verify that the costs for each budgetable site have been processed. By using these icons, you can go through the budget in several occasions and still be able to check straight away, how well the budget is coming together.