Användarens dataskyddspolicy för EG Optimaze 

Här får du information om dataskyddspolicyn för tjänsten EG Optimaze. Läs beskrivningen noggrant. Kontakta din organisation angående omfattningen, innehållet, syftet och grunderna gällande behandlingen av dina personuppgifter, såväl som andra innehållsfrågor relaterade till dessa villkor. Det som konstateras nedan tillämpas på behandlingen av personuppgifter och kompletterar EG-koncernens dataskyddspolicy (Information on the processing of personal data (eg.dk)) till den del som Leverantören är personuppgiftsansvarig samt till tillämpliga och kompletterande delar även annars (då Leverantören är personuppgiftsbiträde). Användarens dataskyddspolicy för EG Optimaze som beskrivs nedan samt EG-koncernens dataskyddspolicy hänvisas till med en och samma term, ”Dataskyddspolicy”.

Nedan kallas du användare (”Användaren”). Du har ett arbets- eller tjänsteförhållande med en kund (”Kund”) till EG Finland Oy (”Leverantör”) eller eventuellt med en annan organisation (”Organisation”) som har rätt att använda tjänsten EG Optimaze. Kunden har ett avtalsförhållande med Leverantören och den potentiella Organisationen har ett avtalsförhållande med Kunden. 

Uppdaterat 27.3.2024 

1. Användningen av personuppgifter 

1.1 Personuppgiftsansvarig 

Leverantören har ingått avtal med Kunden, och fungerar som Tjänstens personuppgiftsbiträde för den personuppgiftsansvariges räkning. Personuppgiftsansvarigs förhållande till Leverantören är Kund/Organisation. 

Kontakta din egen organisation för uppgifter om den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet, speciellt om du inte har ett arbets- eller tjänsteförhållande med en Kund till Leverantören, utan med en annan Organisation. 

1.2

Dataskydd för Optimaze

Uppdaterat 27.11.2019

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är den organisation du representerar.

EG Finland Oy har ingått avtal med organisationen du representerar, dvs. kunden, och fungerar som personuppgiftsbiträde för den personuppgiftsansvariges räkning.

Undantag från detta se punkt 3.

Kontaktperson i ärenden som gäller registret 

Personuppgiftsansvarig är den organisation du representerar och som kontaktperson fungerar organisationens systemadministratörKontaktpersonen för ärenden angående personregistret är Kundens/Organisationens systemadministratör (den person som innehar en administratörsroll), dataskyddsombud eller annan separat utsedd person.

Personuppgiftsbiträdets kontaktuppgifter:

Optimaze-support

support@optimaze.net 

+358 44 031 2252

EG Finland Oy:s dataskyddsombud gdpr@rapalLeverantörens dataskyddsombud gdpr.finland@eg.fi bistår den personuppgiftsansvarige i enlighet med Dataskyddspolicyn i frågor som rör gäller behandlingen av personuppgifter i Optimaze-systemetTjänsten. 

1.3

Syftet med behandlingen av personuppgifter

och den registrerades allmänna rättigheter

Din organisation som personuppgiftsansvarig

Dina personuppgifter Personuppgifter behandlas för att uppfylla Avtalet, identifiera systemets Tjänstens användare och administrera behörigheter i enlighet med det ändamål som din organisation fastställt. I dessa fall är den personuppgiftsansvarige din organisation, och du kan få närmare information om användningssyfte som Kunden/Organisationen fastställt. Till andra delar definieras syften och metoder för behandlingen av personuppgifter av Kunden/Organisationen som personuppgiftsansvarig. Den Kund/Organisation du representerar är skyldig att lämna information om den fortsatta behandlingen av dina personuppgifter och dina rättigheter av din organisation.EG Finland Oy som . Leverantören har tillförsäkrat att dina data förblir konfidentiella. Då vi agerar som personuppgiftsansvarig beskrivs behandlingen av personuppgifter samt dess syfte och grunder i närmare detalj i EG-koncernens dataskyddspolicy (se länken ovan), som är en del av vår Dataskyddspolicy.  

1.3.1 EG Finland Oy som personuppgiftsansvarig – behandling av personuppgifter som grundar sig på ditt samtycke

Utifrån ditt samtycke behandlar EG Finland Oy de användaruppgifter i tjänsten som fåtts av din organisation för att genomföra användarundersökningar (användningsfrekvens, användningstider, roller) samt kontaktuppgifter till personer hos kunden (namn och e-postadress) för användarkommunikation, marknadsföring av EG Finland Oy:s andra tjänster samt för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar enligt följande:

Användarkommunikation

/ avtal

Användarkommunikation (automatiskt val)

• Du förstår att för att vi ska kunna erbjuda dig tjänsten du använder (avtalsgrund) måste vi kunna skicka information till dig om aktuella uppdateringar av tjänsten i fråga om vi har kommit överens om detta med organisationen du representerar.  

  För ovan nämnda användarkommunikation kan Programleverantören (EG Finland Oy) använda programvarutjänster från tredje parter, vars servrar är belägna inom EU-/EES-området

  Om du tillåter användarkommunikation får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress) för att skicka information om aktuella ändringar i tjänsten och evenemang avseende programvaran och dess användning, som versionsuppdateringar, användardagar, utbildningar samt presentationer av och webbseminarier om tjänsten. Genom att tillåta användarkommunikation tillåter du också användningen av en tredjeparts programvarutjänst (Emaileri) för kommunikationen. Uppgifterna i Emaileri finns i Finland. Emaileri har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter

  .Meddelanden om kritiska avvikande situationer

  skickas oavsett ditt samtycke

  (meddelande om störning) skickas i samtliga fall till användarna enligt det avtal som ingåtts med kunden. Användare informeras om personuppgiftsincidenter i enlighet med dataskyddslagstiftningen. 

Marknadskommunikation

• Om du tillåter marknadskommunikation får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress) för att via

  Genom att tillåta marknadskommunikation säkerställer du att du per e-post

  skicka

  kan skickas information om

  evenemang och produktlanseringar samt EG Finland Oy:s andra relaterade

  leverantörens andra produkter och tjänster

  . Genom att tillåta marknadskommunikation tillåter du också att leverantören använder en tredjeparts programvarutjänst (Hubspot) för kommunikationen ovan. Uppgifterna i Hubspot finns i en molntjänst i USA. Hubspot har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter.

Kundnöjdhetsenkäter

• Om du tillåter kundnöjdhetsenkäter får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress, telefonnummer till arbetet) för elektroniska kundnöjdhetsenkäter riktade till användare av programvaran. Genom att tillåta kundnöjdhetsenkäter tillåter du också att leverantören lagrar dina personuppgifter i en tredjeparts programbara (Surveypal). Uppgifterna i Surveypal finns i Storbritannien. Utöver elektroniska kundnöjdhetsundersökningar samlar leverantören också in respons på andra sätt, genom att ringa och i samband med olika evenemang. Surveypal har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter.

I dessa tre ovan nämnda fall är den personuppgiftsansvarige EG Finland Oy. Personuppgiftsbiträdets kontaktuppgifter ovan används då som den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter. Som personuppgiftsansvarig behandlar EG Finland Oy dina ovan nämnda personuppgifter endast internt på företaget. Personuppgifter delas ut till medlemmarna i uppföljningsgruppen för Optimaze (användarundersökningar) och marknadsavdelningen (marknadsföring av övriga tjänster). Personuppgifter varken lämnas ut till tredje parter (med undantag för tredjeparts programvaror) eller behandlas automatiskt. Personuppgifterna lagras så länge som avtalet mellan EG Finland Oy och din organisation är giltigt och högst så länge som du använder Optimaze. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och invända mot behandling genom att skicka e-post om detta till EG Finland Oy till adressen under punkt 2. Du har, som varje registrerad, rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet dvs. dataombudsmannen om du anser att man överträtt dataskyddslagstiftningen i ditt fall. Du har rätt att granska uppgifterna om dig själv, få en kopia av de personuppgifter som är under behandling och få eventuella felaktiga uppgifter rättade. Den registrerades rätt att bli bortglömd efterlevs i den mån det är möjligt med hänsyn till att du fungerar som användare i din organisation och dina uppgifter behövs med tanke på din användarroll.

Om du vill utöva dina rättigheter som registrerade, skicka meddelande till den e-post till EG Finland Oy som uppges under punkt 2 så tar vi kontakt med dig.

Eftersom det handlar om personuppgifter vi fått av din organisation och som är direkt kopplade till användningen av en privat tjänst, dvs. Optimaze, kan dina personuppgifter inte överföras till en annan personuppgiftsansvarig eller ett annat personuppgiftsbiträde.

I alla andra frågor kring behandlingen av dina personuppgifter än vad som beskrivs ovan avseende behandling utifrån ditt samtycke vänligen kontakta din egen organisation som är personuppgiftsansvarig.

EG Finland Oy tar hand om att dina uppgifter förblir konfidentiella.

4. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES, om detta inte avtalats om separat med din organisation dvs. kunden.

I de fall EG Finland Oy är personuppgiftsansvarig och när

• personuppgifter behandlas för användarkommunikation eller för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar överförs personuppgifter inte utanför EU eller EES.
• personuppgifter behandlas för marknadskommunikation lagras de personuppgifter som lagrats i den aktuella tjänsten i en molntjänst. Uppgifterna dock varken lagras i tjänsten eller behandlas utan ett uttryckligt samtycke från kunden och användaren, dvs. dig. Läs mer (Hubspot GDPR)

5. Principerna för skyddet av personuppgifter

• som är förknippade med din arbetsroll/bransch. Med ditt samtycke kan du sålunda få information om utbildningar, användardagar och webbseminarier som är avsedda för användare och förknippade med programvaran.  

  Programleverantören (EG Finland Oy) använder en programvarutjänst från tredje part för kommunikation. Mer information om samtycke och att återkalla det finns här. 

Kundnöjdhetsenkäter

• Genom att tillåta elektroniska kundnöjdhetsenkäter säkerställer du att även du kan ge respons och främja utvecklingen av programvaran så att den på ett allt bättre sätt svarar mot er organisations behov. Programvaruleverantören (EG Finland Oy) kan spara din kontaktinformation i tredje parts programvara, med vilken man genomför elektroniska kundnöjdhetsenkäter. 

1.4 Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES 

Leverantören överför inte dina personuppgifter till länder utanför EU eller EES om detta inte avtalats separat med Kunden. Leverantören genomför dock inga överföringar, utan Kunden/Organisationen ansvarar för dessa. 

1.5 Principerna för skyddet av behandlingen av personuppgifter 

Principerna för skyddet av personuppgifter har avtalats med Kunden/Organisationen. 

Samma principer tillämpas i huvudsak även när Leverantören Principerna för skyddet av personuppgifter har överenskommits med din organisation dvs. kunden. Samma principer tillämpas i huvudsak även när EG Finland Oy är personuppgiftsansvarig, och åtgärder som skyddar dina personuppgifter tillämpas även i samtliga fall. Dessa principer har också delgetts din organisation Kunden/Organisationen har informerats även om dessa principer och tillämpningen av dem har godkänts av din organisation.Kunden/Organisationen. 

1.6 Personuppgifter som samlas in 

Användning av Tjänsten kräver användarens e-postadress, namn, roll och språkval. Även andra personuppgifter kan behandlas då Tjänsten utnyttjas. I samtliga fall används personuppgifterna för att producera Tjänsten (inkl. användarkommunikation) och supporttjänsten (inkl. överföring av uppgifter från Tjänsten till supporttjänsten i den omfattning som stöd förutsätter, såvida du godkände denna behandling när du övergick till ServiceNow-supporttjänsten).