Foren asiakkuus voi olla joko vapaa käyttöoikeus , kelluvat lisenssit tai nimetty/(tyt) käyttäjä(t)tai kelluvat lisenssit. Vapaa käyttöoikeus tarkoittaa, että samanaikaisten käyttäjien määrää ei ole rajoitettu. Kelluvissa lisensseissä organisaation käyttömaksu perustuu yhtäaikaa käytössä oleviin lisensseihin. Tämä ei siis rajoita käyttäjätunnusten yhteismäärää järjestelmässä vaan ainoastaan yhtäaikaista käyttöä.
Kuva 1. Virheilmoitus joka esitetään kun jonkin osatuotteen tai Foren yhtäaikaiset kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä
. Kelluvat lisenssien määritetään osatuotteittain (Scope, Hola, Rola, Arena). Käyttäjien lukumäärää järjestelmässä ei siis rajoiteta, vaan ainoastaan ko. osatuotteen samanaikaista käyttöä. Muutos kelluvissa lisenssimäärissä vaatii sopimuksen päivittämistä, ota yhteys Foren myyntiin tai käyttäjätukeen.
Fore 1.6 versiosta lähtien palvelussa on mahdollista rajoittaa yhtäaikaisten lisenssien käyttömäärät organisaatioittain. Tämä toiminnallisuus koskee vain osaa asiakasorganisaatioita. Muutoksia kelluviin lisenssimääriin voidaan organisaatioista saada ottamalla yhteyttä Foren myyntiin tai käyttäjätukeen, muutos kuitenkin vaatii sopimuksen päivittämistä. Kelluvien lisenssien osalta on voimassa seuraavat rajoitteet :
...
(esim. kun organisaatiolla on yksi kelluva Rola):
- . Kaksi käyttäjää (A ja B) yrittää käyttää samaa osatuotetta toisen (A) jo ollessa sisällä Rolassa, tulee toiselle (B) Kuvan 1. mukainen virheilmoitus.
- Jos toinen käyttäjä ( A ) kuitenkin poistuu Rolasta (mutta ei Foresta), järjestelmässä on minuutin (1) aikatarkistus kirjautumisen voimassaololle5 minuutin viive lisenssin vapautumiselle. Mikäli toinen käyttäjä ( B ) pyrkii avaamaan Rolan tuon yhden minuutin aikatarkistuksen aikanaennen ko. viiden minuutin kulumista, hän ei pääse vielä osatuotteeseen.
- Jos käyttäjä (A) kirjautuu ulos Foresta, vapautuu lisenssi välittömästi ja B pääsee Rolaan.
- Järjestelmässä on myös voimassa tarkistus joka rajoittaa käyttämättömien sivujen kelluvan lisenssin toimivuuttauloskirjautumisen unohtumisen varalle. Poislukien Rolan ja Holan laskelmataulukot, järjestelmä katkaisee käyttämättömän yhteyden sivulle yhden 5 minuutin (1) kuluessa , ja siirtää käyttäjän takaisin ko. projektin pääsivulle. Tämä toiminto on toteutettu siksi ettei käyttämättä olevat sivut turhaan pidä lisenssejä käytössä ja ja lisenssi vapautuu. Toiminto on toteutettu, jotta uloskirjautumisen unohtaminen ei estä muita käyttämästä tuotteita.
- Kuten edellä mainittu Rolan ja Holan laskelmataulukoissa on automaattinen sivunlataustoiminto joka mahdollistaa sen ettei sivu sulkeudu vaikka sitä ei käytettäisikään yhden (1) minuutin aikaikkunan aikana.
Kelluvat lisenssimäärät määritellään organisaatiolle organisaation asetusten kautta järjestelmän pääkäyttäjän toimesta. Organisaation peruskäyttäjää toiminnallisuus ja siihen liittyvät näkymät koskevat vain osittain. Peruskäyttäjää toiminnallisuus koskee esimerkiksi kun hän saa ilmoituksen mikäli organisaation kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä. Peruskäyttäjä voi myös käydä tarkastelemassa organisation sopimuksen kelluvia määriä organisaation pääsivun kautta.
Kuva 1. Virheilmoitus joka esitetään kun jonkin osatuotteen tai Foren yhtäaikaiset kelluvat lisenssit ovat kaikki käytössä
Kelluvat lisenssimäärät määrittää Rapal organisaation palvelusopimuksen perusteella. Organisaation käyttäjät voivat tarkastelemassa sopimuksen mukaiset määrät ja käyttötilanteen Organisaation pääsivu-välilehdeltä. Mikäli organisaatiolla on vapaa käyttöoikeus koko Foreen ei ko. osiota näytetä.
Kuva 2. Organisaation pääsivu ja kelluvat lisenssimäärät organisaation pääkäyttäjälle.
Kelluvat lisenssit -näkymä ei ole kaikille käyttäjille nähtävillä. Osiota ei ole esimerkiksi silloin esillä kun organisaatiolla on esimerkiksi vapaa käyttöoikeus koko Foreen tai käytössä on vain nimettyjä lisenssejä. Näkymässä esitetään lisenssimäärät sopimuskohtaisesti, ohessa erilaisia esimerkkejä Kelluvien lisenssien määristä:
...
osatuotteittain, esimerkiksi:
- Rola 3 = tarkoittaa että organisaatiolla on kolme ( 3 ) kelluvaa lisenssiä Rola -tuotteen käyttöön. Rolan lisenssimäärät eivät vaikuta muihin osatuotemääriin, ei käyttäjiä tarkasteluhetkellä
- Arena = Vapaa käyttöoikeus tarkoittaa sitä tarkoittaa, että samanaikaisten Arenan käyttäjien määrää ei ole rajoitettu
- Hola 2 = tarkoittaa että organisaatiolla on mahdollista olla rajaton määrä Arena-lisenssejä käytössä yhtäaikaa. Tämäkään ei vaikuta muihin osatuotteisiin.2 kelluvaa lisenssiä Hola -tuotteen käyttöön, tarkasteluhetkellä yksi käyttäjä
Organisaation pääkäyttäjä näkee siis Mikäli organisaation pääkäyttäjä menee organisaation pääsivulle, hänelle esitetään Kelluvien lisenssien hallinnan näkymässä myös sillä hetkellä käytössä olevat lisenssit. Peruskäyttäjälle tuota tietoa ei ilmoiteta. On huomattava, että käyttötilanteessa ei ole huomioitu em. 5 minuutin aikatarkastusviivettä, joka saattaa estää pääsyn osatuotteeseen, vaikka vapaita lisenssejä näyttäisi olevan.
Kuva 3. Organisaation pääsivulla Käytössä olevat lisenssit. Oikealla Vasemmalla näkymä peruskäyttäjälle (käyttäjiä ei esitetä) ja vasemmalla Organisaation oikealla organisaation pääkäyttäjä näkee myös kenellä lisenssi on käytössä.