Dataskydd för Optimaze
Uppdaterat 27.11.2019
1. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är den organisation du representerar.
EG Finland Oy har ingått avtal med organisationen du representerar, dvs. kunden, och fungerar som personuppgiftsbiträde för den personuppgiftsansvariges räkning.
Undantag från detta se punkt 3.
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Personuppgiftsansvarig är den organisation du representerar och som kontaktperson fungerar organisationens systemadministratör, dataskyddsombud eller annan separat utsedd person.
Personuppgiftsbiträdets kontaktuppgifter:
Optimaze-support
+358 44 031 2252
EG Finland Oy:s dataskyddsombud gdpr@rapal.fi bistår den personuppgiftsansvarige i frågor som rör behandlingen av personuppgifter i Optimaze-systemet.
3. Syftet med behandlingen av personuppgifter, behandlingen och den registrerades allmänna rättigheter
Din organisation som personuppgiftsansvarig
Personuppgifter behandlas för att identifiera systemets användare och administrera behörigheter i enlighet med det ändamål som din organisation fastställt.
I dessa fall är den personuppgiftsansvarige din organisation, och du kan få närmare information om behandlingen av dina personuppgifter och dina rättigheter av din organisation.
EG Finland Oy som personuppgiftsansvarig – behandling av personuppgifter som grundar sig på ditt samtycke
Utifrån ditt samtycke behandlar EG Finland Oy de användaruppgifter i tjänsten som fåtts av din organisation för att genomföra användarundersökningar (användningsfrekvens, användningstider, roller) samt kontaktuppgifter till personer hos kunden (namn och e-postadress) för användarkommunikation, marknadsföring av EG Finland Oy:s andra tjänster samt för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar enligt följande:
Användarkommunikation
- Om du tillåter användarkommunikation får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress) för att skicka information om aktuella ändringar i tjänsten och evenemang avseende programvaran och dess användning, som versionsuppdateringar, användardagar, utbildningar samt presentationer av och webbseminarier om tjänsten. Genom att tillåta användarkommunikation tillåter du också användningen av en tredjeparts programvarutjänst (Emaileri) för kommunikationen. Uppgifterna i Emaileri finns i Finland. Emaileri har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter. Meddelanden om kritiska avvikande situationer skickas oavsett ditt samtycke enligt det avtal som ingåtts med kunden.
Marknadskommunikation
- Om du tillåter marknadskommunikation får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress) för att via e-post skicka information om evenemang och produktlanseringar samt EG Finland Oy:s andra relaterade produkter och tjänster. Genom att tillåta marknadskommunikation tillåter du också att leverantören använder en tredjeparts programvarutjänst (Hubspot) för kommunikationen ovan. Uppgifterna i Hubspot finns i en molntjänst i USA. Hubspot har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter.
Kundnöjdhetsenkäter
- Om du tillåter kundnöjdhetsenkäter får leverantören använda dina personuppgifter (namn och e-postadress, telefonnummer till arbetet) för elektroniska kundnöjdhetsenkäter riktade till användare av programvaran. Genom att tillåta kundnöjdhetsenkäter tillåter du också att leverantören lagrar dina personuppgifter i en tredjeparts programbara (Surveypal). Uppgifterna i Surveypal finns i Storbritannien. Utöver elektroniska kundnöjdhetsundersökningar samlar leverantören också in respons på andra sätt, genom att ringa och i samband med olika evenemang. Surveypal har inte tillstånd att använda eller överföra dina personuppgifter.
I dessa tre ovan nämnda fall är den personuppgiftsansvarige EG Finland Oy. Personuppgiftsbiträdets kontaktuppgifter ovan används då som den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter. Som personuppgiftsansvarig behandlar EG Finland Oy dina ovan nämnda personuppgifter endast internt på företaget. Personuppgifter delas ut till medlemmarna i uppföljningsgruppen för Optimaze (användarundersökningar) och marknadsavdelningen (marknadsföring av övriga tjänster). Personuppgifter varken lämnas ut till tredje parter (med undantag för tredjeparts programvaror) eller behandlas automatiskt. Personuppgifterna lagras så länge som avtalet mellan EG Finland Oy och din organisation är giltigt och högst så länge som du använder Optimaze. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och invända mot behandling genom att skicka e-post om detta till EG Finland Oy till adressen under punkt 2. Du har, som varje registrerad, rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet dvs. dataombudsmannen om du anser att man överträtt dataskyddslagstiftningen i ditt fall. Du har rätt att granska uppgifterna om dig själv, få en kopia av de personuppgifter som är under behandling och få eventuella felaktiga uppgifter rättade. Den registrerades rätt att bli bortglömd efterlevs i den mån det är möjligt med hänsyn till att du fungerar som användare i din organisation och dina uppgifter behövs med tanke på din användarroll.
Om du vill utöva dina rättigheter som registrerade, skicka meddelande till den e-post till EG Finland Oy som uppges under punkt 2 så tar vi kontakt med dig.
Eftersom det handlar om personuppgifter vi fått av din organisation och som är direkt kopplade till användningen av en privat tjänst, dvs. Optimaze, kan dina personuppgifter inte överföras till en annan personuppgiftsansvarig eller ett annat personuppgiftsbiträde.
I alla andra frågor kring behandlingen av dina personuppgifter än vad som beskrivs ovan avseende behandling utifrån ditt samtycke vänligen kontakta din egen organisation som är personuppgiftsansvarig.
EG Finland Oy tar hand om att dina uppgifter förblir konfidentiella.
4. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte utanför EU eller EES, om detta inte avtalats om separat med din organisation dvs. kunden.
I de fall EG Finland Oy är personuppgiftsansvarig och när
- personuppgifter behandlas för användarkommunikation eller för att genomföra kundnöjdhetsundersökningar överförs personuppgifter inte utanför EU eller EES.
- personuppgifter behandlas för marknadskommunikation lagras de personuppgifter som lagrats i den aktuella tjänsten i en molntjänst. Uppgifterna dock varken lagras i tjänsten eller behandlas utan ett uttryckligt samtycke från kunden och användaren, dvs. dig. Läs mer (Hubspot GDPR)
5. Principerna för skyddet av personuppgifter
Principerna för skyddet av personuppgifter har överenskommits med din organisation dvs. kunden. Samma principer tillämpas i huvudsak även när EG Finland Oy är personuppgiftsansvarig, och åtgärder som skyddar dina personuppgifter tillämpas i samtliga fall. Dessa principer har också delgetts din organisation och tillämpningen av dem har godkänts av din organisation.
