Vuokrauksenhallinta-ohjeisto koskee sekä sisään- että ulosvuokrausta. Sisään- ja ulosvuokraus-toiminnot toimivat Optimazessa pääsääntöisesti samoin, ulosvuokrauksenpuolella on laskutustaineiston luonti ja sisäänvuokrauksen puolella käsiteltävä aineisto on maksatusta. Ulosvuokraukseen kuuluu myös tarjousten laatiminen, jota ei ole sisäänvuokrauksen puolella.
Missä kohtaa olisi hyvä selittää näkymiä - siis mitä näet, kun avaat vuokrasopimusten hallinta - vuokra-alueiden hallinta -näkymät?
Sekä kiinteistö, suuralue että alue ovat kaikki nimellä Kohde? Vuokra-alueiden hallinnassa.
Vuokrauksenhallinta-ohjeessa käsitellään asiat, jotka ovat päteviä sekä sisään- että ulosvuokrauksenhallinnassa.
Tällaisia ovat mm.
Vuokra-alueet
Sopimusten luonti ja sopimuslomakkeella täytettävät asiat
Vuokrauksenhallinnan käyttöoikeudet
Optimaze vuokrauksenhallinnassa on käytössä erilaisia käyttöoikeuksia, jotka vaikuttavat siihen, millaisia dokumentteja kukin käyttäjä voi luoda ja muokata.
Mikäli joku dokumentti ei aukea tai sitä ei voi muokata, käyttäjällä ei todennäköisesti ole tarvittavia oikeuksia toiminnon suorittamiseen.
Haku ja suodatus
Vuokrauksenhallinnan asiakirjoja sekä vuokra-alueita voidaan hakea käsiteltäväksi ja tarkasteltavaksi sekä haun että suodatuksen kautta. Vuokra-alueita voidaan lisäksi tarkastella pohjakuvaselaimen kautta käyttämällä erilaisia värityksiä sekä tekstityksiä.
Vuokra-alueita ja asiakirjoja voidaan hakea esimerkiksi kohteen perusteella, vuokralaisen nimellä ja päivämäärän perusteella.
Suodatuksen avulla voit hakea tietoa nopeammin ja tehokkaammin ja hakutulokset ovat tarkempia. Valitut suodatettavat tiedot vaikuttavat kaikkeen järjestelmästä löytyvään tietoon ja raportointiin.
Hakuun ja suodatukseen liittyviä yleisiä ohjeita on käsitelty Optimaze Moment -käyttöohjeen kappaleessa Haku ja Suodatus.
Luonnossopimukset eivät näy vuokrauksenhallinnan raporteilla, mutta haku toiminnolla saat listattua Optimazessa olevat hyväksymättömät sopimukset.
