1 Johdanto

Optimaze Contracts on sovellus palvelusopimusten hallintaan ja laskutukseen, esim. puhtaus-, ateria- ja turvapalveluja varten. Palvelusopimuksissa voidaan käyttää Optimaze-tilanhallintajärjestelmässä olevia pohjakuvia ja niihin liittyviä tietoja.

2 Käyttöoikeudet

2.1 Osto ja myynti

Contractsia voidaan käyttää kahdella eri oikeudella: osto- ja myyntioikeudella.

Yritys, jolla on Contracts-ostolisenssi, voi antaa käyttäjilleen osto-oikeuden. Osto-oikeus mahdollistaa sovelluksen käytön tilaajan eli palveluita ostavan yrityksen näkökulmasta: käyttäjä voi luoda ja hallita ostosopimuksia. (Nimityksellä “yritys” viitataan Optimazessa organisaatioon, jolla on omat käyttölisenssit ja -oikeudet. Tämä voi tarkoittaa niin julkisia organisaatioita kuin yksityisiä yrityksiäkin.)

Vastaavasti yritys, jolla on myyntilisenssi, voi antaa käyttäjilleen myyntioikeuden. Myyntioikeus mahdollistaa sovelluksen käytön palveluntuottajan näkökulmasta: käyttäjä voi luoda ja hallita myyntisopimuksia ja luoda myyntilaskuja.

Yrityksellä voi olla toinen lisensseistä tai molemmat lisenssit.

2.2 Jaetut sopimukset

Oletuksena sekä osto- että myyntisopimuksia voivat tarkastella ja muokata vain sen yrityksen käyttäjät, jolle sopimus on alun perin luotu. On kuitenkin myös mahdollista jakaa ostosopimus toiselle yritykselle. Toisen yrityksen käyttäjät voivat tarkastella ja muokata jaettua ostosopimusta ulkoisena myyntisopimuksena. Kun sopimus on jaettu, ostajayrityksen käyttäjät eivät voi muokata sopimuksen palveluita ja hintoja; myyjäyrityksen käyttäjät voivat muokata sopimuksen palveluita ja hintoja ja luoda sen perusteella myyntilaskuja. Jaettujen sopimusten käyttöoikeudet on esitetty alla olevassa taulukossa.

Jotta sopimus voitaisiin jakaa, myyntiyritykseltä on ensin jaettava ostajayritykselle palveluntuottaja: sopimusosapuoli, jolla on palveluntuottajarooli (ks. luku 4). Palveluntuottajan jakamisen tekee Optimaze-ylläpitäjä: otattehan yhteyttä Optimaze-tukeen tätä vaihetta varten. Kun palveluntuottaja on jaettu, se näkyy ostajayritykselle ulkoisena sopimusosapuolena.

Seuraava ja viimeinen askel on luoda uusi ostosopimus ja valita sille palveluntuottajaksi jaettu, ulkoinen palveluntuottaja. Sopimuksen jakamista ei ole mahdollista peruuttaa: sopimuksen palveluntuottajaa ei voi vaihtaa myöhemmin.

2.3 Profiiliryhmät

Contracts-käyttöoikeuksien lisäksi käyttäjän täytyy kuulua oikeaan profiiliryhmään ja kohderyhmään tarkastellakseen ja muokatakseen pohjakuvia ja tarkastellakseen tilamuutoksia. Profiiliryhmä määrittää, mitä oikeuksia käyttäjällä on; kohderyhmä määrittää, mitä rakennuksia nämä käyttöoikeudet koskevat.

Jotta käyttäjä voisi tarkastella pohjakuvia, käyttäjän profiiliryhmään tulee sisältyä Viewer-käyttöoikeus; kustannuspaikkoja ja puhtaustasoja voi muokata Kustannuspaikka- ja Puhtaustaso-käyttöoikeuksilla. Tarkasteltavan tai muokattavan rakennuksen täytyy sisältyä käyttäjän kohderyhmään.

Käyttäjällä täytyy kuulua oikeaan profiili- ja kohderyhmään siinä yrityksessä, jolle pohjakuvat kuuluvat. Jos esimerkiksi yritys A jakaa ostosopimuksen yritykselle B, yrityksen B käyttäjän täytyy kuulua oikeaan profiiliryhmään yrityksessä A tarkastellakseen yrityksen A pohjakuvia, vaikka käyttäjä voikin tarkastella jaetun sopimuksen muita tietoja pelkällä yrityksen B myyntioikeudella.

Contractsia on mahdollista käyttää myös ilman mitään profiili- tai kohderyhmää, mutta tässä tapauksessa käyttäjä ei voi tarkastella tai muokata pohjakuvia tai tilamuutoksia.

3 Palvelualueet

3.1 Johdanto

Palvelualue on palveluiden tarjontapaikka. Palvelualueita voidaan luoda Palvelualueet-sivulla. Palvelualueelle annetaan nimi ja se liitetään rakennukseen, jolta se saa osoitteen ja pohjakuvatiedot. Palvelualue ei voi käsittää useita rakennuksia tai vain osaa rakennuksesta.

Palvelualueen tiedoissa näytetään esikatselukuvat kaikista rakennuksen kerroksista, jos käyttäjällä on tarvittava profiiliryhmäoikeus (ks. luku 2). Pohjakuvaselaimen voi avata klikkaamalla esikatselukuvaa.

3.2 Kustannuspaikat, puhtaustasot ja siivottava ala

Tilojen tiedoista kaksi vaikuttaa suoraan Contractsiin: tilan kustannuspaikka ja puhtaustaso. Näitä tilatietoja voi tarkastella ja muokata pohjakuvaselaimessa tarvittavalla profiiliryhmäoikeudella (ks. luku 2).

Kustannuspaikat ovat tilojen käyttäjiä, jotka sijaitsevat organisaatiohierarkiassa kuudennella (alimmalla) tasolla. Contractsissa hinnat syötetään kustannuspaikoittain (ks. luku 7). Kustannuspaikat myös määrittävät, mille laskutusasiakkaalle laskut lähetetään (ks. luku 8).

Puhtaustasot kuvaavat puhtauspalvelujen laatutasoa tiloissa. Puhtaustasot voidaan määritellä yrityskohtaisesti (esim. “A Puhdas”, “B Siisti” jne.) Jos tilassa ei suoriteta siivousta, puhtaustasoksi voidaan määrittää “Ei siivota”.

Siivottava ala on kaikkien niiden tilojen huoneala, joilla on jokin puhtaustaso (muu kuin “Ei siivota”). Kustannuspaikan jyvitetty siivottava ala sisältää siivottavan alan kaikilta niiltä tiloilta, jotka ovat suoraan kyseisen kustannuspaikan käytössä, sekä kustannuspaikan jyvitetyn osuuden yhteistilojen siivottavasta alasta.

3.3 Puhtauskustannuspaikat

Puhtauskustannuspaikkoja voidaan käyttää, jos palvelusopimusten kustannukset halutaan ohjata tiloihin sijoitettujen kustannuspaikkojen sijasta joillekin muille kustannuspaikoille.

Puhtauskustannuspaikat käyttävät samaa hierarkiaa kuin tavalliset kustannuspaikat ja niitä voidaan sijoittaa tiloihin samaan tapaan. Jos tilaan on sijoitettu puhtauskustannuspaikka, Optimaze Contractsissa käytetään tätä kustannuspaikkaa tavallisen kustannuspaikan sijasta. Tämä vaikuttaa kaikkiin yrityksen palvelusopimuksiin, joissa tila on mukana. Jos puhtauskustannuspaikka poistetaan tilasta, käytetään jälleen tavallista kustannuspaikkaa.

Puhtauskustannuspaikkoja voidaan käyttää vain, jos Optimaze-tuki on määrittänyt ne käyttöön yritykselle.

3.4 Tilamuutokset

Käyttäjä voi tarkastella tilamuutoksia niissä palvelualueissa, joihin hänellä on käyttöoikeus (myös ulkoisissa palvelualueissa, jotka kuuluvat käyttäjän yritykselle jaettuihin sopimuksiin).

Tilamuutoslista näyttää kaikista palvelualueen kerroksista kaikki puhtaustasojen ja kustannuspaikkojen muutokset (sekä puhtauskustannuspaikkojen muutokset, jos ne ovat käytössä). Muutoksille näytetään voimaantulopäivä ja määräaikaisille muutoksille myös päättymispäivä. Oletuksena näytetään vain tulevat tilamuutokset, mutta kaikki tilamuutokset saa esiin vaihtamalla suodatusta.

Tilannetta muutoksen jälkeen voi tarkastella lähemmin klikkaamalla kerroksen nimeä: tämä avaa kyseisen kerroksen kyseisellä päivämäärällä pohjakuvaselaimessa.

3.5 XML-vienti

Pohjakuvan voi ladata XML-tiedostona vietäväksi kolmannen osapuolen sovellukseen. XML-dokumentti sisältää kaikki pohjakuvan grafiikkatiedot sekä seuraavat tilatiedot: huoneala, tilatunnus, tilaluokka, kustannuspaikka ja puhtaustaso.

XML-tiedoston lataamista varten tarvitset oikean profiiliryhmäoikeuden. Avaa Optimaze Moment, hae haluttu pohjakuva rakennuksen nimellä ja klikkaa “Avaa XML” -ikonia rakennuksen nimen vasemmalla puolella.

3.6 Tulosyksiköt

Myyntioikeudella palvelualueelle voi määrittää tulosyksikön. Tämä tehdään Palvelualueet-sivulla klikkaamalla Muokkaa-nappia. Tulosyksiköt määritellään myyntiyrityksen tietoihin, eli jos sama palvelualue on jaettu useille myyntiyrityksille jotka tuottavat sille palveluita, jokainen myyntiyritys voi määrittää palvelualueelle oman tulosyksikkönsä.

4 Sopimusosapuolet

Sopimusosapuolia käytetään sopimusten ja laskutusasiakkaiden yhteys- ja laskutustietojen hallintaan. Sopimusosapuolet on luotava ennen käyttöä Sopimusosapuolet-sivulla (Hallinta-valikon alla).

Sopimusosapuolella voi olla yksi tai useampia seuraavista rooleista: palveluntuottaja, tilaaja, sopimusasiakas ja laskutusasiakas. Kolme ensimmäistä vastaavat niitä kolmea osapuolta, jotka voidaan liittää palvelusopimukseen: esim. vain sellainen sopimusosapuoli, jolla on palveluntuottajarooli, voidaan liittää sopimukseen palveluntuottajaksi. Sopimusosapuolet, joilla on laskutusasiakasrooli, voidaan liittää kustannuspaikoille laskutusasiakkaiksi (ks. luku 8).

Sopimusasiakkaalle voidaan valita organisaatioksi mikä tahansa Optimazen organisaatiohierarkian organisaatio. Jos sopimuksen sopimusasiakkaaseen on liitetty organisaatio, sopimukseen sisältyvät vain ne kustannuspaikat, jotka ovat kyseisen organisaation alla organisaatiohierarkiassa. Jos sopimusasiakkaalla ei ole liitettyä organisaatiota, sopimukseen sisältyvät kaikki kustannuspaikat.

5 Sopimukset

Sopimuksia voidaan luoda Sopimukset-sivulla. Sopimus voi olla joko ostosopimus tai myyntisopimus (ks. luku 2). Sopimuksen perustietoihin sisältyvät sen sopimusosapuolet (nämä on luotava erikseen ennen sopimukseen liittämistä, ks. luku 4) sekä sopimuksen voimassaolo.

Sopimuksilla ei ole erillistä hyväksyntävaihetta: sopimuksen katsotaan olevan voimassa tiettynä kuukautena, jos se on alkanut tai alkaa kyseisen kuukauden ensimmäisenä päivänä ja jos se päättyy kyseisenä kuukautena tai sen jälkeen. Hintoja voi syöttää vain sopimuksen voimassaolon aikana, ja laskuja luodaan vain voimassa oleville myyntisopimuksille (ks. luku 8).

Palvelualueita voidaan lisätä sopimukselle avaamalla sopimus ja sen alta Palvelualueet-välilehti. Palvelualue täytyy luoda erikseen, ennen kuin sitä voi lisätä sopimukseen. Sopimukseen voidaan myös lisätä palveluita (ks. luku 6). Myyntisopimuksissa voidaan myös muokata sopimuksen laskutustietoja. Sopimuksen perusteella luotujen laskujen kuvaukseksi tulee syötetty laskun kuvaus sekä laskutusjakson päivämäärät.

Seuraavissa luvuissa kuvataan palvelujen luomista, hintojen syöttöä sekä laskujen ja lisätilausten luomista. Näihin toimintoihin vaaditaan eri käyttöoikeudet siitä riippuen, onko sopimus jaettu vai ei (ks. luku 2.2).

• Jakamattoman sopimuksen käyttäjä tarvitsee käyttöoikeuden samaan yritykseen, joka on luonut sopimuksen. Osto-oikeudella käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja jakamattomille ostosopimuksille. Myyntioikeudella käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja jakamattomille myyntisopimuksille sekä luoda laskuja ja lisätilauksia.
• Jaetun sopimuksen käyttäjä tarvitsee myyntioikeuden siihen yritykseen, jolle sopimus on jaettu. Käyttäjä voi luoda palveluita ja syöttää hintoja sekä luoda laskuja ja lisätilauksia.

6 Palvelut

6.1 Palveluiden luominen

Sopimuksille voidaan lisätä yksi tai useampia palveluita kuvaamaan erityyppisiä palveluita: esim. ylläpitosiivous, perussiivous tai ikkunoiden pesu. Hinnat syötetään erikseen jokaiselle palvelulle (ks. luku 7).

Palveluita muokataan avaamalla sopimus ja sen alta Palvelut-välilehti. Jakamattomalle sopimukselle (ks. luku 2) palvelut lisää sama yritys, joka on luonut sopimuksen; jaetulle sopimukselle palvelut lisää se yritys, jolle sopimus on jaettu.

Seuraavat palvelun ominaisuudet määrittävät, miten palvelulle syötetään hintoja ja luodaan laskuja: hinnoitteluperuste, palvelun aikataulutus ja maksulaji. Näiden lisäksi palvelulle voidaan määrittää myös palvelulaji ja palveluluokka, joita voidaan käyttää luokittelutietoina raportoinnissa.

6.2 Hinnoitteluperuste

Hinnoitteluperuste määrittää, miten palveluiden määrätieto syötetään tai lasketaan.

Jos hinnoitteluperuste on jyvitetty siivottava ala, määrä lasketaan automaattisesti pohjakuvan perusteella: siihen sisältyy kustannuspaikan suoraan käyttämien tilojen siivottava ala (ks. luku 3) sekä kustannuspaikan osuus yhteistilojen siivottavasta alasta.

Jos hinnoitteluperuste on määrä tai tunti, määrä syötetään käsin; ainoa ero näiden kahden vaihtoehdon välillä on määrätiedon yksikkö.

6.3 Palvelun aikataulutus

Palvelun aikataulutus määrittää, miten palveluille syötetään hintoja ja milloin palvelu tulee mukaan laskuille.

Jatkuvalle palvelulle syötetyt hinnat ovat oletuksena voimassa toistaiseksi, kunnes niille syötetään uusi hinta (mutta jatkuville palveluille voi myös tehdä määräaikaisia hinnanmuutoksia: ks. luku 7). Kertapalvelulle syötetyt hinnat ovat voimassa vain yhden kuukauden, mutta hintoja voi syöttää useille kuukausille, jos palvelu esimerkiksi toistuu vuosittain.

Jatkuvat palvelut ovat mukana kaikilla laskuilla (vaikka niille ei olisi syötetty hintoja); kertapalvelut tulevat mukaan laskuille vain niinä kuukausina, joina niillä on hinta.

6.4 Palvelulajit ja palveluluokat

Palvelulajeja ja palveluluokkia käytetään palveluiden luokitteluun raportoinnissa. Niitä voi luoda Palvelulajit-sivulla (Hallinta-valikon alla). Palvelulajit ja -luokat muodostavat kaksiportaisen hierarkian, jossa palvelulaji on ylempi taso, palveluluokka alempi. Palvelulajeja voivat esimerkiksi olla puhtauspalvelut, ateriapalvelut tai turvapalvelut; palveluluokkia voivat olla esimerkiksi ylläpitosiivous, perussiivous jne. Eri sopimusten palveluilla käytetään samoja palvelulajeja ja -luokkia, joten niitä voi käyttää tietojen vertailussa.

6.5 Maksulajit

Myyntisopimuksen palvelulle voidaan määrittää maksulaji myyntioikeudella. Maksulajit on ensin luotava Maksulajit-sivulla (Hallinta-valikon alla). Kun palvelulle luodaan laskuja, maksulaji kopioidaan laskuriville (ks. luku 8).

Palvelun maksulajia voi vaihtaa tietystä kuukaudesta alkaen lisäämällä uuden voimassaolon maksulajille. Palvelulle luotujen laskujen maksulajiksi tulee valittu uusi maksulaji kyseisestä kuukaudesta alkaen.

6.6 Palvelun poistaminen palvelualueesta

Oletuksena palvelu tuotetaan kaikissa palvelualueissa, jotka ovat mukana palvelun sopimuksessa. Voit kuitenkin poistaa palvelun tietyistä palvelualueista. Tämä tehdään avaamalla Palvelualueet-välilehti Palvelu-sivulla ja painamalla Poista palvelu -nappia palvelualueen kohdalla. Palvelusta poistettu palvelualue ei näy Hinnat-välilehdellä, ei ole mukana laskutuksessa, eikä tule mukaan vietyyn Excel-tiedostoon. Voit palauttaa poistettuja palvelualueita painamalla Lisää palvelu -nappia. Jos poistetulle palvelulle on ennen poistoa syötetty hintoja, nämäkin palautetaan, kun painat nappia.

7 Hinnat

7.1 Hintojen syöttäminen

Palveluille voidaan syöttää hintoja. Jakamattoman sopimuksen palveluille (ks. luku 2) hintoja voi syöttää sama yritys, joka on luonut sopimuksen; jaetun sopimuksen palveluille hinnat syöttää se yritys, jolle sopimus on jaettu.

Hinnat syötetään sopimusriveille. Jokaisesta sopimuksen, palvelun, palvelualueen ja kustannuspaikan yhdistelmästä luodaan automaattisesti oma sopimusrivi.

Hintoja syötetään ja muokataan Sopimusrivit-näkymässä. Tämän näkymän voi avata klikkaamalla Näytä sopimusrivit -linkkiä, joka näkyy Hinnat-sivulla, palvelun sivulla ja palvelualueen sivulla.

Sopimusrivit-näkymä näyttää listan kaikista valitun sopimuksen, palvelun ja palvelualueen sopimusriveistä. Sopimusriveiksi tulevat kaikki kustannuspaikat, joilla on siivottavaa alaa kyseisen palvelualueen pohjakuvassa. (Suorituskyvyn parantamiseksi kustannuspaikat päivitetään Contractsiin 5 minuutin välein, joten pohjakuvaan tehdyt muutokset saattavat päivittyä Contractsiin viiveellä.)

Näytettävää kuukautta vaihtamalla voi tarkastella määriä ja hintoja miltä tahansa kuukaudelta. Kuukauden vaihtaminen vaihtaa myös päivämäärää, jonka perusteella kustannuspaikat haetaan pohjakuvasta: kustannuspaikkojen tiedot näytetään valitun kuukauden ensimmäiseltä päivältä.

Jos valitulle sopimukselle, palvelulle ja palvelualueelle on syötetty hintoja, nämä näytetään hintakaaviossa. Hintakaavio näyttää, miten hinnat ovat muuttuneet viimeisen kuuden kuukauden aikana ja miten ne muuttuvat seuraavien kahdentoista kuukauden aikana.

Hintoja voi syöttää tai muokata klikkaamalla Muokkaa-nappia ja syöttämällä hinnat jokaiselle sopimusriville. Jos palvelun hinnoitteluperuste (ks. luku 6) on jyvitetty siivottava ala, jokaisen sopimusrivin määrätieto lasketaan automaattisesti pohjakuvan perusteella; muussa tapauksessa määrä täytyy syöttää käsin.

7.2 Muutoksen voimassaolo

Hintoja syötettäessä tai muokattaessa muutoksen voimassaolo määrittää uusien hintojen voimassaoloajan.

Jos muutos on voimassa toistaiseksi, kaikki sopimusriveille syötetyt hinnat (ja käsin syötetyt määrät) ylikirjoitetaan uusilla hinnoilla (ja määrillä) muutoksen alkukuukaudesta lähtien. Päivitys tehdään myös niille sopimusriveille, joiden tietoja ei ole muutettu, joten jos sopimusriveille on syötetty tulevaisuudessa alkavia muutoksia, nämä ylikirjoitetaan.

Jos muutos on määräaikainen, päivitys muuttaa hinnat (ja määrät) vain alkukuukauden ja loppukuukauden väliltä (molemmat mukaan lukien). Kertapalveluille (ks. luku 6) on mahdollista syöttää vain yhden kuukauden mittaisia määräaikaisia muutoksia.

7.3 Excel-vienti

Kaikki sopimus- ja hintatiedot voi ladata Excel-tiedostona Hinnat-sivulta. Tiedostoon tulevat kaikki sopimukset, joihin käyttäjällä on katseluoikeus. Tiedostoon tulee yksi rivi jokaista sopimusriviä kohti, joka sisältää kaikki tiedot sopimusriviltä sekä sopimukselta, johon se kuuluu. Excel-tiedosto sisältää vain valittuna kuukautena voimassa olevat sopimusrivit.

8 Laskutus

8.1 Laskujen luonti

Myyntisopimuksista voi luoda laskuja myyntioikeudella. Laskutettavalla kuukaudelle luodaan yksi lasku jokaista myyntisopimusta ja laskutusasiakasta kohti.

Myyntisopimusten laskut luodaan Laskutus-sivulla klikkaamalla Luo laskuja -nappia ja valitsemalla haluttu kuukausi. Luodut laskut ovat aluksi luonnoksia. Luonnostilassa olevia laskuja voi poistaa, ja laskujen luominen uudelleen samalle kuukaudelle ylikirjoittaa kaikki kyseisen kuukauden luonnoslaskut. Jokaiselle uudelle luonnoslaskulle muodostetaan automaattisesti kahdeksannumeroinen laskun numero. Laskun luominen luo yhden laskurivin jokaisesta sopimusrivistä, joka on voimassa kyseisen kuukauden aikana.

Laskuja, jotka eivät välttämättä liity mihinkään järjestelmään syötettyyn sopimukseen, voi luoda lisätilausten avulla; ks. luku 9.

8.2 Laskutusasiakkaat

Sopimuksen jokaista laskutusasiakasta kohti luodaan oma lasku. Luodaksesi laskutusasiakkaan luo ensin uusi sopimusosapuoli, jolla on laskutusasiakasrooli. Laskutusasiakkaalle tulee syöttää ulkoinen tunniste, jonka perusteella asiakas tunnistetaan ulkoisissa järjestelmissä. Laskutusasiakkaalle voi myös syöttää viitteenne-tiedon, joka kopioidaan laskuille.

Laskutusasiakkaan palvelut voidaan jakaa omille laskuilleen luomalla laskutusryhmiä. Laskutusryhmä on laskutusasiakas ja sopimuskohtainen ja siihen liittyvät palvelut laskutetaan omalla laskullaan. Laskutusasiakkaalla voi olla useita laskutusryhmiä. Jos laskutusryhmiä ei ole kaikki palvelut laskutetaan samalla laskulla. Laskutusryhmät eivät vaikuta lisätilausten laskuttamiseen.

Kun laskutusasiakas on luotu, sen voi valita laskutusasiakkaaksi halutuille kustannuspaikoille Kustannuspaikat-sivulla (Hallinta-valikon alla). Laskutusasiakkaan laskuille tulevat kaikki hinnat ja määrät, jotka on syötetty laskutusasiakkaan kustannuspaikoille.

8.3 Varoitukset laskuilla

Varoituksia näytetään, jos luotujen laskujen tiedoissa on mahdollisia ongelmia. Kun laskut ovat luonnostilassa, mahdolliset virheet voidaan korjata ja tämän jälkeen luoda laskut uudelleen kyseiselle kuukaudelle. Varoitus näytetään laskuriveittäin kaikissa seuraavissa tapauksissa:

• Kustannuspaikalla ei ole laskutusasiakasta
• Kustannuspaikan laskutusasiakkaalla ei ole ulkoista tunnistetta
• Kustannuspaikka on Ei määritelty, eli tilaan ei ole sijoitettu kustannuspaikkaa
• Kustannuspaikalla ei ole siivottavaa alaa (johtuu usein siitä, että kustannuspaikka on poistettu tiloista, mutta sille on jo syötetty hinta ja se tulee siksi mukaan laskulle)
• Hinta on tyhjä, eli hintaa ei ole syötetty
• Hinta on nolla
• Palvelulla ei ole maksulajia
• Palvelualueella ei ole tulosyksikköä

Varoituksia ei näytetä muutoslaskuille tai lisätilauksista luoduille laskuille.

8.4 Laskujen hyväksyminen

Kun laskun tiedot ovat oikeat, se voidaan hyväksyä. Laskuja voi hyväksyä yksitellen tai useita samalla kertaa. Kun lasku on hyväksytty, sitä ei voi enää muokata tai poistaa (mutta sille voi luoda muutoslaskuja). Hyväksytyt laskut eivät muutu, kun jollekin kuukaudelle luodaan laskut uudelleen (eikä samalle sopimukselle ja laskutusasiakkaalle luoda uutta luonnoslaskua, vaikka muutoksia olisikin tehty).

Vain hyväksyttyjen laskujen tiedot ovat saatavilla laskurajapinnan kautta, joten jos käytössä on integraatio, joka vie laskut ulkoiseen järjestelmään (esim. SAP:iin), laskut viedään tähän järjestelmään vasta kun ne on hyväksytty.

8.5 Muutoslaskut

Hyväksytylle laskulle voi luoda muutoslaskun avaamalla hyväksytyn laskun ja klikkaamalla Uusi muutoslasku -nappia. Laskua, jolle muutoslasku luodaan, nimitetään alkuperäiseksi laskuksi. Muutoslaskulle tulee antaa alkuperäisen laskun ulkoinen numero, jonka perusteella alkuperäinen lasku tunnistetaan ulkoisessa järjestelmässä (esim. SAP:issa).

Muutoslasku ei vaikuta suoraan alkuperäiseen laskuun: se on uusi, erillinen lasku, jonka avulla jokaisen laskurivin hintaa voidaan joko laskea tai korottaa. Jos muutoslaskun kokonaishinta on negatiivinen, kyseessä on hyvityslasku; jos kokonaishinta on positiivinen, kyseessä on veloituslasku. (Alkuperäinen lasku on aina veloituslasku.)

Muutoslaskua luotaessa jokaisen laskurivin hinta on oletuksena alkuperäisen laskurivin hinta negatiivisena, joten oletuksena alkuperäisen laskun ja muutoslaskun hintojen summa on nolla. Jokaisen laskurivin hintaa voi muokata erikseen. Muutoslaskuriveille voidaan myös kirjata rivikohtainen kuvaus, jolla voidaan selittää yksittäistä laskuriviä muutoslaskulla

Muutoslaskuilla ei ole erillistä hyväksyntävaihetta: ne hyväksytään välittömästi tallennettaessa.

8.6 Virheelliset laskut

Joskus laskuissa on virheitä, jotka huomataan vasta hyväksynnän jälkeen, esim. jos jokin ulkoinen järjestelmä, johon laskut viedään integraation avulla, ei pysty vastaanottamaan laskua jostakin syystä. Tässä tapauksessa lasku voidaan merkitä virheelliseksi. Virheellisten laskujen tietoja ei enää saa laskurajapinnasta, ja laskujen luonti uudelleen kyseiselle kuukaudelle luo uudet luonnoslaskut kaikista laskuista, jotka on merkitty virheellisiksi. Näin voidaan korjata ongelmat lähtötiedoissa ja tämän jälkeen luoda ja hyväksyä uudet laskut.

8.7 Laskurajapinta

Laskurajapinnan avulla voidaan luoda integraatioita, jotka siirtävät laskut ulkoisiin järjestelmiin. Rajapinnasta voidaan hakea hyväksyttyjen laskujen kaikki tiedot. Jos haluat saada lisätietoja laskurajapinnasta tai tilata API-avaimen, ota yhteyttä Optimaze-tukeen.

9 Lisätilaukset

Lisätilauksilla voidaan luoda laskuja palveluista, jotka eivät sisälly sopimuksiin. Esimerkiksi tapahtuman jälkeinen lisäsiivous voidaan syöttää lisätilauksena.

Lisätilaukselle syötettään otsikko (joka tulee tilauksesta luotavan laskun kuvaukseksi), sopimus, palveluntuottaja (järjestelmä valitsee palveluntuottajan automaattisesti sopimuksen perusteella), laskutusasiakas, ja lisätietoja (lisätiedot eivät siirry laskulle).

Lisätilaukselle syötetään laskurivit. Laskuriville valitaan palvelualue, palvelu ja kustannuspaikka sekä syötetään hinta (€). Palvelualueen on kuuluttava valittuun sopimukseen. Palvelun on kuuluttava valittuun sopimukseen ja palvelualueeseen. Kustannuspaikan on kuuluttava valittuun palvelualueeseen ja palveluun. Lisätilaukselle voidaan syöttää vapaa määrä laskurivejä.

Tallennettaessa lisätilauksesta luodaan välittömästi hyväksytty lasku kuluvalle kuukaudelle. Lisätilausta tai laskua ei voi muokata tallennuksen jälkeen. Lisätilauksen poistaminen ei poista automaattisesti lisätilauksesta luotua laskua.