Info: Arbeidsflyt er kun tilgjengelig dersom bruk av dokumenttyper er aktivert. Klikk på på skjema for informasjon om de forskjellige statusene.
Versjoner av dokumentet
Et dokument består av en eller flere versjoner der en versjon alltid har en status. Statusen definerer hvor i arbeidsflyten versjonen er.
Dersom dokumentet kun har en versjon, er det den gjeldende versjonen av dokumentet selv om dokumentet er under arbeid. Et dokument som består av flere versjoner kan for eksempel ha en versjon som er under arbeid, en versjon som er publisert og flere versjoner i historikk. I slike tilfeller vil alltid den publiserte versjonen være den gjeldende versjonen av dokumentet.
Under fanen Versjoner finnes en oversikt over alle versjoner av dokumentet og deres statuser. Statusen til en versjon kan endres under kolonnen Valg. Status og metadata for en versjon kan også redigeres ved å klikke .
Info: indikerer at versjonen er gjeldende versjon av dokumentet.
Dersom et publisert dokument skal revideres og endres, kan det opprettes en ny versjon av dokumentet som utkast. Den nye versjonen blir den gjeldende versjonen når den publiseres, og den tidligere versjonen sendes til historikk.
Status
Under arbeid
Utkast, Til høring, Til godkjenning og Klar til publisering er statuser for versjoner som er under arbeid. Så lenge en versjon har en av disse statusene, er det kun personer med rettigheter til dokumenter under arbeidelse som har tilgang på dem.
Utkast
Info: Dokumenter med en type som krever godkjenning eller høring får statusen Utkast ved opprettelse. Dokumenter der det ikke kreves godkjenning eller høring, publiseres når de lastes opp. Et dokument som automatisk publiseres opprettelse, kan få status Utkast fordi det tidligere ikke har vært utkast. Et publisert dokument kan ikke settes til utkast så lenge det er godkjent.
En versjon av et dokument kan ha status Utkast mens innholdet i versjonen jobbes med. Når du er ferdig, kan versjonen av dokumentet sendes på høring. Dersom versjonen ikke skal gjennom arbeidsflyten, men publiseres når utkastet ferdig, klikk Publiser nå. Dersom dokumenttypen krever at dokumentet sendes på høring eller godkjenning, er det ikke mulig å publisere versjonen før dette er gjennomført.
Til høring
Statusen Til høring kan brukes til å sende dokumentet for å få tilbakemeldinger på innholdet i dokumentet.
Dersom deltakere for høringsrunden ikke allerede er valgt i feltet under Data, velg deltakerne på høringsrunden i vinduet som åpnes ved å velge statusen Til høring. Deltakerne får en e-post til sin registrerte e-post med følgende bilde:
Når deltakerne klikker Åpne dokumentet for å gi tilbakemelding åpnes dokumentskjemaet i Landax. Klikk Opprett ny under Tilbakemeldinger og kommentarer for å gi tilbakemelding på dokumentet.
Merk: Dersom deltakeren ikke er logget inn i Landax, må hun logge inn for å kunne åpne dokumentet og gi tilbakemelding.
Avhengig av hva tilbakemeldingene har vært, settes dokumentet tilbake til utkast for å jobbes videre med eller det kan sendes Til godkjenning.
Til godkjenning
Når dokumentet er ferdig utarbeidet kan, sendes det til godkjenning.
Dersom Skal godkjennes av ikke allerede er valgt i feltet under Data, velg godkjenner i vinduet som åpnes ved å klikke Send til godkjenning. Godkjenner av dokumentet får en e-post med følgende bilde:
Når dokumentet godkjennes, får det status Klar til publisering. Dersom dokumentet avvises, settes det tilbake til utkast.
Tips: Det er mulig å publisere et dokument når det godkjennes uten at dokumentet har hatt status Klar til publisering. Dersom det er definert for dokumentets type å publisere dokumentet ved godkjenning, er dette valget huket av ved godkjenning av dokumentet.
Klar til publisering
Dokumentet er ferdig utarbeidet og klar til å publiseres. I nedtrekksfeltet Flere valg er det mulig å sette dokumentet som utkast eller sende det på høring frem til det publiseres.
Publisert
Dokumentet er publisert og tilgjengelig for brukere med rettigheter i dokumentmodulen. Et publisert dokument kan ikke settes til utkast igjen så lenge det er godkjent eller tidligere har vært utkast. Opprett en ny versjon for å gjennomføre en ny arbeidsflyt.
Tilbaketrukket
Dokumenter som er publisert kan trekkes tilbake for å gjøre det utilgjengelig for brukere av systemet. Dokumentet kan når som helst publiseres igjen.
Historikk
Dokumenter med status historikk har tidligere vært publisert, men er nå historisk og låst for alle endringer. For å endre dokumentet, opprett en ny versjon. Dersom det er opprettet en ny versjon, men den gjeldende versjonen har status historikk, vil ikke dokumentet være tilgjengelig før dokumentet er publisert.
Forkastet
En versjon av et dokument som er under arbeid kan forkastes. Versjonen er lås for endringer. Opprett ny versjon for gjøre endringer i dokumentet.
Merk: Det er ikke mulig å forkaste dokumenter som har kun en versjon selv om det aldri har vært publisert. Det er fordi det er den gjeldende versjonen av dokumentet.
Info: Under konfigurasjon av dokumenttyper på kontrollpanelet kan du velge tillatt og påkrevde statuser i arbeidsflyten for hver dokumenttype.