Arbeidsflyt

Versjoner av dokumentet

Et dokument består av en eller flere versjoner der en versjon alltid har en status. Statusen definerer hvor i arbeidsflyten versjonen er.

Dersom dokumentet kun har en versjon, er det den gjeldende versjonen av dokumentet selv om dokumentet er under arbeid. Et dokument som består av flere versjoner kan for eksempel ha en versjon som er under arbeid, en versjon som er publisert og flere versjoner i historikk. I slike tilfeller vil alltid den publiserte versjonen være den gjeldende versjonen av dokumentet.

Under fanen Versjoner finnes en oversikt over alle versjoner av dokumentet og deres statuser. Statusen til en versjon kan endres under kolonnen Valg. Status og metadata for en versjon kan også redigeres ved å klikke .

Dersom et publisert dokument skal revideres og endres, kan det opprettes en ny versjon av dokumentet som utkast. Den nye versjonen blir den gjeldende versjonen når den publiseres, og den tidligere versjonen sendes til historikk.

Status

Under arbeid

Utkast, Til høring, Til godkjenning og Klar til publisering er statuser for versjoner som er under arbeid. Så lenge en versjon har en av disse statusene, er det kun personer med rettigheter til dokumenter under arbeidelse som har tilgang på dem.

 Utkast

En versjon av et dokument kan ha status Utkast mens innholdet i versjonen jobbes med. Når du er ferdig, kan versjonen av dokumentet sendes på høring. Dersom versjonen ikke skal gjennom arbeidsflyten, men publiseres når utkastet ferdig, klikk Publiser nå. Dersom dokumenttypen krever at dokumentet sendes på høring eller godkjenning, er det ikke mulig å publisere versjonen før dette er gjennomført.

 Til høring

Statusen Til høring kan brukes til å sende dokumentet for å få tilbakemeldinger på innholdet i dokumentet.

Dersom deltakere for høringsrunden ikke allerede er valgt i feltet under Data, velg deltakerne på høringsrunden i vinduet som åpnes ved å velge statusen Til høring. Deltakerne får en e-post til sin registrerte e-post med følgende bilde:

Når deltakerne klikker Åpne dokumentet for å gi tilbakemelding åpnes dokumentskjemaet i Landax. Klikk Opprett ny under Tilbakemeldinger og kommentarer for å gi tilbakemelding på dokumentet.

Avhengig av hva tilbakemeldingene har vært, settes dokumentet tilbake til utkast for å jobbes videre med eller det kan sendes Til godkjenning.

 Til godkjenning

Når dokumentet er ferdig utarbeidet kan, sendes det til godkjenning.

Dersom Skal godkjennes av ikke allerede er valgt i feltet under Data, velg godkjenner i vinduet som åpnes ved å klikke Send til godkjenning. Godkjenner av dokumentet får en e-post med følgende bilde:

Når dokumentet godkjennes, får det status Klar til publisering. Dersom dokumentet avvises, settes det tilbake til utkast.

 Klar til publisering

Dokumentet er ferdig utarbeidet og klar til å publiseres. I nedtrekksfeltet Flere valg er det mulig å sette dokumentet som utkast eller sende det på høring frem til det publiseres.

 Publisert

Dokumentet er publisert og tilgjengelig for brukere med rettigheter i dokumentmodulen. Et publisert dokument kan ikke settes til utkast igjen så lenge det er godkjent eller tidligere har vært utkast. Opprett en ny versjon for å gjennomføre en ny arbeidsflyt.

 Tilbaketrukket

Dokumenter som er publisert kan trekkes tilbake for å gjøre det utilgjengelig for brukere av systemet. Dokumentet kan når som helst publiseres igjen.

 Historikk

Dokumenter med status historikk har tidligere vært publisert, men er nå historisk og låst for alle endringer. For å endre dokumentet, opprett en ny versjon. Dersom det er opprettet en ny versjon, men den gjeldende versjonen har status historikk, vil ikke dokumentet være tilgjengelig før dokumentet er publisert.

 Forkastet

En versjon av et dokument som er under arbeid kan forkastes. Versjonen er lås for endringer. Opprett ny versjon for gjøre endringer i dokumentet.