Optimaze Spacen pohjakuvaselain integroituu Lease-vuokrauksenhallintaan: vuokrakohteita voidaan luoda ja muokata sekä liittää pohjakuvien tiloihin, sopimuksia voidaan luoda suoraan pohjakuvalta, ja vuokraustilannetta voidaan tarkastella värityksinä.
Lease-toiminnot löytyvät pohjakuvaselaimen Muokkaa-valikosta: Tilatiedot…, Muokkaa vuokrakohteita… ja Luo sopimus(Lease)… Näkyvät kohdat riippuvat käyttöoikeuksistasi Leasessa.
Sopimuksen luonti pohjakuvaselaimessa
Valitse Muokkaa → Luo sopimus(Lease)… Luo sopimus -ikkunassa listataan valitun kerroksen vuokra- ja pysäköintialueet.
Lista näyttää valitun kerroksen vuokra- ja pysäköintialueiden huoneistoalan sekä niiden lasketun vuokraustilanteen valittuun päivään nähden; vuokraustilanne päätellään samalla logiikalla kuin Leasen puolella. Huomaa, että vuokra-alueella voi olla tiloja useammassa kerroksessa: kaikki valittuihin vuokra- ja pysäköintialueisiin liitetyt tilat lisätään automaattisesti sopimukselle.
Sopimuksen luominen:
- Valitse listasta yksi tai useampi vuokra-/pysäköintialue. Voit valita useita kerralla.
- Valitse sopimuspohja Ulosvuokraus- tai Sisäänvuokraus-painikkeesta. Painikkeet näkyvät sen mukaan, onko käyttäjällä ulos- tai sisäänvuokrausoikeus Leasessa, joten on mahdollista, että vain toinen painikkeista on näkyvillä.
- Klikkaa sopimuspohjan vieressä olevaa Luo sopimus -painiketta. Sinut ohjataan Leasen sopimuksen luontinäkymään, jolla valitut vuokra-/pysäköintialueet on valmiiksi täytetty sopimukselle; muut tiedot ovat samoilla oletuksilla kuin jos luonti olisi käynnistetty suoraan Leasessa.
- Tarkastele sopimusta Leasen puolella ja täydennä tarvittaessa.
- Tallenna sopimus. Huom! Sopimus täytyy tallentaa, jotta siitä muodostuu luonnossopimus. Mikäli sopimusta ei tallenneta Leasen puolella, myös pohjakuvaselaimen kautta käynnistetty sopimuksen luonti keskeytyy ja tiedot hävitetään.
Vuokrakohteiden luominen ja muokkaaminen pohjakuvaselaimessa
Valitse Muokkaa → Muokkaa vuokrakohteita… Paneelissa on kaksi välilehteä: Uusi vuokrakohde ja Muokkaa vuokrakohdetta.
Uusi vuokrakohde luodaan syöttämällä Vuokrakohteen tyyppi (esimerkiksi vuokra-alue), Nimi, Käyttötarkoitus, Vuokrattavuus ja valinnaisesti Tavoitevuokra (kokonaissummana tai yksikköhintana), ja tallentamalla. Muokkaa vuokrakohdetta -välilehdellä voidaan muuttaa samoja tietoja olemassa olevalle kohteelle.
Vuokra- ja pysäköintialueet tiloissa
Vuokra- ja pysäköintialueet liitetään tiloihin samalla tavalla kuin muutkin tilatiedot, kohdasta Muokkaa → Tilatiedot… valitsemalla muokattavaksi tyypiksi Vuokra-alue tai Pysäköintialue.
- Muuta vuokra-aluetta (tai Muuta pysäköintialuetta) -lomakkeessa valitse Alkamispäivä ja Päättymispäivä — tai vaihtoehtoisesti täppää Toistaiseksi — ja hae Leaseen luotu vuokra-/pysäköintialue vastaavasta kentästä.
- Valitse pohjakuvasta tilat, jotka haluat liittää vuokra-/pysäköintialueeseen.
- Tallenna. Vuokra-/pysäköintialueelle tallentuu tilalinkki valitulle päivävälille. Tallennettua tilalinkkiä voi tarkastella vuokra-alue- tai pysäköintialue-värityksen kautta.
Tilalinkkiä voi muokata samalla tavalla: valitse muokattava vuokra-/pysäköintialue ja uusi aikaväli, minkä jälkeen valitaan uudet tilat. Tallennuksen jälkeen ohjelma tekee muutokset voimassaoloon ja valittuihin tiloihin määritetylle aikavälille. Huom! Mikäli muutoksen alkamispäivä on ennen edellisen määrityksen päättymispäivää, aikaisempi päättymispäivä ylikirjoitetaan, ja päättymispäivä sekä valitut tilat tallentuvat viimeisimmän määrityksen mukaisina.
Leasen puolella vuokra- ja pysäköintialueille näytetään tilalinkin kautta summattu pinta-ala kuluvan päivän mukaan.
Vuokrauksenhallinnan väritykset
Pohjakuvaselaimen Tilan väritys -valikko sisältää Lease-väritykset, esimerkiksi:
- Sisäänvuokraussopimukset — värittää tilat sopimuksittain, joiden voimassa olevaan vuokra-/pysäköintialueen tilalinkkiin liittyy sisäänvuokraussopimus.
- Ulosvuokraussopimukset — värittää tilat sopimuksittain, joiden voimassa olevaan vuokra-/pysäköintialueen tilalinkkiin liittyy ulosvuokraussopimus.
- Pysäköintialue — värittää tilat, joissa on valittuun päivään nähden voimassa oleva pysäköintialue.
- Vuokra-alue — värittää tilat, joissa on valittuun päivään nähden voimassa oleva vuokra-alue.
- ALV-tila — värittää tilat vuokra-alueen arvonlisäverostatuksen mukaan.
Värityksiä voidaan luoda lisää asiakaskohtaisesti; niistä sovitaan aina erikseen asiakkaan kanssa.
