Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa vuokrasopimusten allekirjoittamisen nopeasti ja turvallisesti ilman paperityöskentelyä. Sopimus on oikeudellisesti pätevä ja noudattaa suomalaisia sähköisen allekirjoituksen säädöksiä. EG Optimaze käyttää SignSpace-palvelua sähköisen allekirjoituksen prosessin hallinnointiin.
Kaksi allekirjoitusvaihtoehtoa
Sähköinen allekirjoitus (vahva) — pankkitunnistus
Turvallisin vaihtoehto virallisille sopimuksille.
- Allekirjoittaja tunnistautuu pankkitunnuksillaan.
- Sopii muodollisiin sopimuksiin.
- Kaikki sopimukseen osallistuvat käyttävät samaa vaihtoehtoa.
Sähköinen allekirjoitus (kevyt) — sähköpostikoodi
Nopea ja helppo vaihtoehto.
- Allekirjoittaja saa koodin sähköpostiin.
- Sopii arkisiin sopimuksiin.
- Kaikki sopimukseen osallistuvat käyttävät samaa vaihtoehtoa.
Prosessin käynnistäminen
Vaihe 1: Valmistele liitteet ja allekirjoittajat
- Lisää kaikki tarvittavat asiakirjat sopimuksen liitetiedostoihin, mukaan lukien sopimustuloste.
- Lisää allekirjoittajiin kaikki tarvittavat allekirjoittajat.
- Varmista, että dokumentit ja osapuolet ovat oikein.
Vaihe 2: Avaa sopimuksen allekirjoitusikkuna
- Valitse sopimuksen Toiminnot-valikosta Allekirjoita sopimus.
- Valitse haluttu vaihtoehto: Sähköinen allekirjoitus (SignSpace, vahva) — pankkitunnistus, tai Sähköinen allekirjoitus (SignSpace, kevyt) — sähköpostikoodi.
Vaihe 3: Täytä allekirjoittajien tiedot
Kenttä | Kuvaus | Pakollinen |
|---|---|---|
Nimi | Allekirjoittajan nimi sopimuksessa | Kyllä |
Nimike | Ammattinimike tai asema | Ei |
Yritys | Organisaatio | Ei |
Henkilötunnus | Suomalainen henkilötunnus (validoituu, jos täytetään) | Ei |
Y-tunnus | Organisaatiotunnus (validoituu, jos täytetään) | Ei |
Sähköposti | Allekirjoittajan sähköpostiosoite | Kyllä |
Allekirjoittaja | Merkitse, että tämä henkilö allekirjoittaa sopimuksen | Vähintään yksi |
Vaihe 4: Valitse allekirjoitukseen sisällytettävät liitteet
- Näet kaikki sopimukseen lisätyt dokumentit.
- Valitse Valitse-sarakkeen ruudut niille dokumenteille, jotka haluat sisällyttää allekirjoitukseen.
- Vähintään yksi dokumentti on pakollinen.
Vaihe 5: Käynnistä prosessi
- Tarkista kaikki tiedot.
- Klikkaa Allekirjoita.
- Prosessi käynnistyy — sähköpostit lähtevät allekirjoittajille.
Prosessin seuranta Leasessa
Kun prosessi on käynnistetty, sen tilaa voi seurata sopimuksella:
Tila | Kuvaus |
|---|---|
Käynnissä | Odotetaan allekirjoittajien vastauksia. |
Sähköisesti allekirjoitettu | Kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet — prosessi valmis. |
Peruutettu | Prosessi on peruutettu (uuden voi käynnistää tarvittaessa). |
Allekirjoittajan näkökulma
Vaihe 1: Sähköposti-ilmoituksen vastaanotto
Allekirjoittaja saa SignSpacelta sähköpostiviestin, jossa on linkki sopimukseen.
Vaihe 2: Tunnistautuminen ja allekirjoitus
- Klikkaa sähköpostissa olevaa linkkiä.
- Valitse tunnistautumistapa: vahva (pankkitunnukset) tai kevyt (sähköpostiin saatu koodi).
- Tarkista sopimuksen dokumentit.
- Vahvista allekirjoitus.
- Prosessi on valmis — allekirjoittaja saa vahvistuksen ja kopion.
Mitä tapahtuu prosessin jälkeen?
- Dokumentit päivittyvät — allekirjoitukseen sisällytetyt dokumentit korvataan allekirjoitetuilla versioilla, jotka sisältävät luotettavuustodistuksen.
- Sopimus hyväksytään — sopimus merkitään Leasessa hyväksytyksi, kuten se olisi allekirjoitettu manuaalisesti.
- Kaikilla on kopiot — jokainen osapuoli voi ladata allekirjoitetut dokumentit.
Usein kysytyt kysymykset
Entä jos allekirjoittaja ei saa sähköpostia?
- Odota muutama minuutti.
- Tarkista roskapostikansio.
- Prosessi voidaan peruuttaa ja käynnistää uudelleen.
Entä jos tiedot on täytetty väärin?
- Peruuta prosessi.
- Korjaa tiedot sopimuksella.
- Käynnistä allekirjoitus uudelleen.
Voiko prosessin keskeyttää?
- Kyllä, prosessin voi peruuttaa.
- Allekirjoittajat näkevät peruutuksen, ja uuden prosessin voi käynnistää.
Entä jos henkilötunnus tai Y-tunnus on virheellinen?
- Järjestelmä validoi tiedot ja näyttää virheen.
- Korjaa tieto ja yritä uudelleen.
