Sopimustiedot (Lease)

Sopimuksen tiedot syötetään muokkaustilassa, joka avataan sopimuksen Toiminnot-valikosta kohdasta Muokkaa sopimusta. Muokkauslomake jakautuu alla kuvattuihin paneeleihin. Tallenna sopimus lomakkeen alareunan Tallenna-painikkeella.

Perustiedot

• Sopimusnumero — määräytyy automaattisesti ohjelman toimesta.
• Sopimuksen nimi — nimeä sopimus niin, että kohde on helppo tunnistaa. Sopimuslistassa näkyvät nimi, vuokranantaja ja vuokralainen, joten nimeen kannattaa sisällyttää kohde, esimerkiksi “Apteekki Oy, Kauppakatu 2, Salo”.
• Sopimustyyppi — esimerkiksi liike- tai asuinhuoneiston vuokrasopimus. Vaihtoehtoja voidaan lisätä Hallinta-osiossa.
• Sopimuskategoria — käytetään sopimusten luokitteluun tarvittaessa. Vaihtoehtoja voidaan lisätä Hallinta-osiossa.
• Sopimuksen valuutta — esimerkiksi EUR; kansainvälisissä sopimuksissa voidaan käyttää sopimuksen mukaista valuuttaa.
• Sopimuksen mittayksikkö — joko SI-järjestelmän mukainen m² tai imperiaalinen ft².
• Diaarinumero — eräiden organisaatioiden käyttämä asiakirjanumerointi.
• Laskutustunniste ja Kustannuspaikka — nämä määritykset liittyvät laskutusintegraatioon.

Tarkastus

Tarkastus-paneeliin kirjataan sopimuksen tarkastustiedot: onko sopimus, vuokra, korotusehdot ja tilajako tarkastettu, ja puuttuuko valmiista tarkastuksesta tietoja.

Vuokra-aika

• Voimassaolo — vaihtoehtoina toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen.
• Alkaminen — sopimuksen alkamispäivämäärä on pakollinen tieto.
• Päättyminen — päättymispäivä syötetään määräaikaiselle sopimukselle. Määräaikaiselle sopimukselle tulevat käyttöön myös uusintaoptiot (ks. Optiot jäljempänä).
• Ensimmäinen irtisanomispäivä — sopimuksen ensimmäinen mahdollinen irtisanomispäivä, mikäli siitä on sovittu.
• Irtisanomisehto — valitaan alasvetovalikosta, tai irtisanomisajat voi kirjoittaa myös käsin. Vaihtoehtoja voidaan lisätä Hallinta-osiossa.
• Hallintaoikeuden siirtyminen ja Hallintaoikeuden siirtymisen peruste — mikäli kohteen hallintaoikeus siirtyy eri päivänä kuin itse vuokrasopimus määrittelee, syötetään päivämäärä ja mielellään myös peruste.

Päivämäärät voi kirjoittaa itse tai valita kalenterista.

Vuokranantaja

Kun valitaan vuokranantajan Nimi, muut tiedot täyttyvät automaattisesti kyseiselle osapuolelle tallennetuista tiedoista. Yhteystiedot- ja Laskutusyhteystiedot-valinnat haetaan vuokranantajalle luoduista yhteyshenkilöistä. Sopimusosapuolet luodaan ja niitä muokataan Osapuolet-osiossa; ne kannattaa luoda valmiiksi ennen sopimuksen täyttämistä.

Vuokralainen

Vuokralainen voi olla joko yritys/yhteisö tai henkilö; tyyppi valitaan alasvetovalikosta. Kuten vuokranantajalla, myös vuokralaisen Nimen valinta täyttää muut tiedot automaattisesti osapuolirekisteristä. Toinen vuokralainen voidaan lisätä Lisää toinen vuokralainen -painikkeella; myös tämä osapuoli kannattaa luoda Osapuolet-osiossa etukäteen.

Vuokrakohteen käyttäjä

Mikäli vuokrakohteella on eri käyttäjä kuin vuokralainen, käyttäjän nimi voidaan lisätä Lisää vuokrakohteen käyttäjä -painikkeella. Käyttäjää ei tarvitse luoda osapuolirekisteriin, mikäli käyttäjän osoite ja muut tiedot eivät ole oleellisia.

Vuokra

Vuokra-paneelissa määritellään vuokran maksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot. Viivästyskorko ja eräpäivä kannattaa syöttää vuokranantajan tietoihin, jolloin ne täyttyvät automaattisesti uudelle sopimukselle. Oletuksena laskutuskausi alkaa sopimuksen alusta, mutta tätä voi muuttaa, ja myös laskutusväliä voi säätää tässä. Jos vuokra-aika alkaa tai päättyy kesken kuukauden, ohjelma voi laskea päiväkohtaisen vuokran automaattisesti; tällöin valitaan päiväkohtainen vuokra.

Ensisijainen kohde

Jos sopimuksella on useampi vuokratuote, sopimukselle voi valita ensisijaisen kohteen, jonka mukaan sopimuksen osoitetiedot määräytyvät. Valinnan voi tehdä vasta sen jälkeen, kun vuokratuotteet on lisätty sopimukselle.

Vuokratuotteet

Vuokrakohteita lisätään sopimukselle Lisää vuokrakohde -painikkeesta, joka avaa kohteen valintaikkunan.

Ikkunassa voi joko valita kohteet suoraan listalta tai käyttää hakua. Ikkunan yläreunan painikkeilla vaihdetaan kohdetyyppiä (vuokra-alueet, pysäköintialueet, maa-alueet, muut vuokratuotteet). Valitse yksi tai useampi vapaana oleva kohde ja klikkaa Lisää. Listan voi järjestää klikkaamalla sarakeotsikoita, esimerkiksi niin, että vapaana olevat vuokra-alueet listautuvat ensin.

Oletuksena pinta-alaksi tulee vuokra-alueelle syötetty pinta-ala. Pinta-alaksi voi valita myös pohjakuvien tiloista tulevan pinta-alan yksikköä vaihtamalla. Jos sama vuokra-alue vuokrataan useammalla sopimuksella, syötä vuokrattu osuus pinta-alasta käsin sopimukselle.

Jos vuokratuotteen hinta muuttuu, rivi voidaan päättää haluttuun päivämäärään ja kopioida jatkamaan edellisen päättymisestä uudella hinnalla. Vuokratuoterivin Toiminnot-painikkeesta sopimukselle voi lisätä lisävuokria.

Erilliskorvaukset

Sopimukselle voidaan määrittää yksi tai useampi erilliskorvaus Lisää erilliskorvaus -painikkeella. Erilliskorvaus voidaan kohdistaa joko koko sopimukselle tai suoraan tiettyyn vuokratuotteeseen, ja sille määritetään aina vastuutaho. Hyväksytyllä sopimuksella erilliskorvaukset näkyvät Vuokratuotteet-välilehdellä yhdessä muiden vuokratuotteiden kanssa.

Ylläpitovuokra

Sopimukselle voidaan erikseen määritellä ylläpitovuokran tiedot. Aluksi valitaan, mille vuokratuotteelle ylläpitovuokra kohdistetaan. Ylläpitovuokran voi kohdistaa myös tietylle neliömäärälle, jolloin se ei kohdistu koko sopimuksen vuokra-alueelle. Poikkeava laskutusväli voidaan asettaa valitsemalla Poikkeavat maksukuukaudet, minkä jälkeen laskutusväli määritetään avautuvasta alasvetovalikosta.

Liikevaihtovuokra

Sopimuksille, joiden vuokra perustuu osittain tai kokonaan vuokralaisen liikevaihtoon, liikevaihtovuokran ehdot määritetään Liikevaihtovuokra-paneelissa. Liikevaihtotiedot päivitetään Hallinta-osiossa Excel-päivitystyökaluilla.

Vuokran porrastus

Vuokran porrastusta käytetään, kun vuokran suuruus jollain aikavälillä poikkeaa normaalista vuokrasta. Valitse vuokratuote, jolle porrastus kohdistetaan; valittavana on myös koko sopimus (pääomavuokra), jolloin porrastus kohdistuu koko sopimukselle. Syötä porrastuksen alkamis- ja päättymisajankohta sekä vuokran määrä porrastuksen aikana tai muutosprosentti.

Vakuudet

Vakuudet määritetään sopimukselle Luo uusi vakuus -painikkeella. Vakuustyyppi valitaan alasvetovalikosta; osa tiedoista syötetään heti ja loput voi täydentää, kun vakuus on saapunut. Sopimuksella voi olla useita vakuuksia. Vakuustyyppejä ylläpidetään Hallinta-osiossa.

Vuokrantarkistus

Vuokrantarkistus-paneelissa määritetään, miten sopimuksen vuokraa tarkistetaan. Valitse tarkistusehto Lisää ehto -alasvetovalikosta: se voi olla indeksiin perustuva, kiinteä, prosentuaalinen, muu, markkinavuokra tai indeksiin perustuva + lisäprosentti.

Valitse Vuokrantarkistus kohdistuu -kohdassa kaikki sopimusrivit, joihin tarkistusehto kohdistuu, ja tarkistuskuukaudet. Tarkistus voidaan tehdä myös dokumentin aloituspäivälle — huomaa, että tällöin tarkistus tehdään aloituspäivän lisäksi myös tarkistuskuukausien mukaisesti. Valitse sitten tarkistustaajuus ja ensimmäinen mahdollinen tarkistus, sekä milloin vuokrantarkistusilmoitus lähetetään vuokralaiselle.

Indeksiin perustuvassa tarkistuksessa valitaan sopimuksella käytetty indeksi. Valittavissa ovat yrityksen käytössä olevat indeksit; vaihtoehtoja voidaan lisätä Hallinta-osiossa. Elinkustannusindeksin, kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksin ja kuluttajahintaindeksin pisteluvut ylläpidetään keskitetysti; muiden indeksien pisteluvut ylläpitää asiakas itse.

Perusindeksi määrittää, mitä pistelukua käytetään lähtökohtana korotuksille. Jos perusindeksi on muuttuva, voidaan valita, että edellisen tarkistusajankohdan pisteluvusta tulee uusi perusindeksi. Perusindeksin pisteluku voi olla myös tulevaisuudessa, jolloin se on 0 ja muuttuu, kun pisteluku julkaistaan. Jos indeksin pisteluku alenee, sopimukseen määritetään, alennetaanko vuokraa vai ei. Tarkistukselle voidaan määrittää myös vähimmäisnousu, esimerkiksi 2 %.

Indeksitarkistukselle voidaan määrittää poikkeuksia Indeksin huomiointi -kohdassa: esimerkiksi indeksikorotus tietylle ajanjaksolle 50 %:n suuruisena, minkä jälkeen sopimuksen mukainen korotus tulee voimaan täysimääräisenä. Jos halutaan myös lisäkorotusprosentti, valitaan tarkistusehdoksi indeksiin perustuva + lisäprosentti.

Indeksiin sidotun vuokrantarkistuksen otsikoiden selitteet:

Jos tarkistusehto on prosentuaalinen, valitaan tarkistustaajuus ja -kuukaudet ja lisätään korotusprosentti. Jos ehto on kiinteä summa, valitaan tarkistustaajuus ja -kuukaudet ja lisätään kokonaiskorotussumma. Jos ehto on markkinavuokra, vuokraa tarkistetaan markkinahinnan mukaisesti: määritetään tarkistustaajuus, tarkistuskuukausi ja ensimmäinen tarkistusajankohta; lisätietoja voi kirjoittaa vapaaseen tekstikenttään. Markkinavuokrat päivitetään järjestelmään Hallinta-osiossa kohdassa Markkinavuokrien päivitys.

Jos tarkistus ei perustu ennalta määriteltyyn ehtoon vaan käyttäjä määrittää sen suuruuden manuaalisesti, valitaan ehdoksi muu vuokrantarkistus. Korotus tehdään tällöin sopimuksen Vuokranmuutokset-välilehdellä (ks. Vuokranmuutokset-sivu). Ehdot kannattaa tällöin kirjata myös Muut ehdot -kohtaan, jotta ne näkyvät sopimuksella.

Optiot

Lisää optio Lisää optio -painikkeella ja valitse option tyyppi alasvetovalikosta. Jokaisella optiolla on ensimmäinen ja viimeinen käyttöpäivä, jotka määrittävät option hyväksymisen aikarajat: optio tulee hyväksyä tämän ajan sisällä, jotta se tulee voimaan määriteltynä voimaantulopäivänä. Vastuutahoksi voidaan määrittää vuokralainen, vuokranantaja tai molemmat. Kaikille optioille voidaan asettaa kustannuksia, jotka aiheutuvat option käyttämisestä tai käyttämättä jättämisestä; nämä maksut eivät siirry laskutukseen.

Kun sopimus on hyväksytty, optiot näkyvät sopimuksen koontinäkymän Optiot-välilehdellä, jossa option voi hyväksyä tai hylätä. Tilaksi voi myös asettaa neuvoteltavana, jos päätös on vielä kesken. Option tila voi olla: käytettävissä (alkutila), neuvoteltavana, hyväksytty, hylätty, päättynyt (käyttömahdollisuus on päättynyt) tai estetty (esimerkiksi päällekkäisten päivämäärien vuoksi jokin toinen hyväksytty optio estää sen).

Sopimustulosteelle nousee vain tieto, että sopimukseen liittyy optioita. Jotta option tiedot näkyvät tulosteella, lisää ne Muut ehdot -kohtaan tai liitä kuvakaappaus Optiot-välilehdestä liitetiedostoksi.

Automaattinen uusintaoptio ja uusintaoptio: uusintaoptiot antavat sopimukselle yhden tai useamman erillisen voimassaolojakson, joko määräaikaisena tai toistaiseksi voimassa olevana. Automaattinen uusintaoptio hyväksytään sopimuksen hyväksynnän yhteydessä, jolloin sopimus jatkuu automaattisesti päättymispäivän jälkeen (sopimustulosteella vuokra-aika muuttuu määräaikaisesta toistaiseksi voimassa olevaksi). Ei-automaattinen uusintaoptio uusii sopimuksen manuaalisesti sopimuksen päättymisen jälkeen. Uusintaoptiolle voi valita voimassaoloksi myös jatkuvan määräaikaisen, jolloin optio on voimassa kerrallaan määräajan ja jatkuu aina uudelleen saman mittaisella jaksolla. Toistaiseksi voimassa oleva uusintaoptio vaatii irtisanomisehdon; jos ehtona on irtisanomisaika, syötetään sekä vuokralaisen että vuokranantajan irtisanomisaika.

Tilan lisäys- ja vähennysoptiot mahdollistavat vuokra-alueiden lisäämisen tai poistamisen sopimuksesta sopimuksen aikana. Pelkkä option hyväksyminen ei lisää tai vähennä vuokra-aluetta — muutokset vuokrattavaan kokonaisuuteen tulee tehdä erikseen.

Purkuoptio: optio sopimuksen aikaisempaan lopettamiseen. Voimaantulopäivä määrittää, milloin sopimus irtisanotaan. Option hyväksyminen ei itsessään pääty sopimusta — varsinainen irtisanominen tulee tehdä erikseen.

Osto-optio: osto-option hyväksyminen merkitsee sopimuksen irtisanotuksi, joten vain yhden osto-option voi hyväksyä kerrallaan.

Muu optio: käyttäjä voi syöttää ja nimetä vapaasti muita optioita, ja niitä voi olla useita.

Lisätuotteet

Hallinta-osiossa määritellyt lisätuotteet voidaan lisätä sopimukselle Lisätuotteet-paneelissa.

Muut ehdot

Sopimukselle voidaan lisätä muita erillisehtoja vapaana tekstinä Muut ehdot -paneeliin.

Allekirjoittajat

Allekirjoittajien tiedot muodostuvat sopimuksen vuokralaisen ja vuokranantajan tiedoista, ja ne voidaan tarvittaessa ylikirjoittaa. Sopimukselle voidaan lisätä tarvittaessa muitakin allekirjoittajia. Sopimustulosteella allekirjoittajat näkyvät aina aakkosjärjestyksessä osapuolittain, vuokranantaja ensin. Sopimuksen hyväksynnän (allekirjoita sopimus) yhteydessä ohjelma pyytää allekirjoituspäivämäärän ja -paikan, jotka siirtyvät sopimukselle.