Avtalsuppgifter (Lease)

Avtalets uppgifter matas in i redigeringsläget, som öppnas från avtalets meny Funktioner med Redigera avtal. Redigeringsformuläret är indelat i panelerna som beskrivs nedan. Spara avtalet med Spara längst ner i formuläret.

Grunduppgifter

• Avtalsnummer — tilldelas automatiskt av programmet.
• Avtalets namn — namnge avtalet så att objektet är lätt att känna igen. Avtalslistan visar namn, hyresvärd och hyresgäst, så det lönar sig att inkludera objektet i namnet, till exempel “Apoteket AB, Kauppakatu 2, Salo”.
• Avtalstyp — till exempel ett hyresavtal för affärs- eller bostadslokal. Alternativ kan läggas till i avsnittet Administration.
• Avtalskategori — används vid behov för att klassificera avtal. Alternativ kan läggas till i avsnittet Administration.
• Avtalets valuta — till exempel EUR; internationella avtal kan använda avtalets egen valuta.
• Avtalets måttenhet — antingen SI-enheten m² eller den brittisk-amerikanska ft².
• Diarienummer — en dokumentnumrering som används av vissa organisationer.
• Faktureringsidentifierare och Kostnadsställe — dessa uppgifter hänför sig till faktureringsintegrationen.

Kontroll

Panelen Kontroll registrerar avtalets kontrolluppgifter: om avtalet, hyran, höjningsvillkoren och ytfördelningen har kontrollerats, samt om uppgifter saknas i den genomförda kontrollen.

Hyrestid

• Giltighet — alternativen är tills vidare gällande eller tidsbestämt.
• Startdatum — avtalets startdatum är obligatoriskt.
• Slutdatum — ett slutdatum anges för tidsbestämda avtal. För ett tidsbestämt avtal blir även förnyelseoptioner tillgängliga (se Optioner nedan).
• Första uppsägningsdag — det första möjliga uppsägningsdatumet, om ett sådant har avtalats.
• Uppsägningsvillkor — välj från rullgardinsmenyn, eller skriv in uppsägningstiderna manuellt. Alternativ kan läggas till i avsnittet Administration.
• Överlåtelse av besittningsrätt och Grund för överlåtelse av besittningsrätt — om besittningsrätten till lokalen övergår på ett annat datum än vad själva avtalet anger, ange datumet och gärna även grunden.

Datum kan skrivas in eller väljas från kalendern.

Hyresvärd

När du väljer hyresvärdens Namn fylls övriga uppgifter i automatiskt utifrån de uppgifter som sparats för den parten. Valen Kontaktuppgifter och Faktureringskontaktuppgifter hämtas från de kontaktpersoner som skapats för hyresvärden. Avtalsparter skapas och redigeras i avsnittet Parter; de bör skapas innan avtalet fylls i.

Hyresgäst

Hyresgästen kan vara antingen ett företag/en sammanslutning eller en person; typen väljs från rullgardinsmenyn. Liksom för hyresvärden fyller valet av hyresgästens Namn i övriga uppgifter automatiskt från partsregistret. En andra hyresgäst kan läggas till med knappen Lägg till annan hyresgäst; även den parten bör skapas i avsnittet Parter i förväg.

Hyresobjektets användare

Om lokalen har en annan användare än hyresgästen kan användarens namn läggas till med Lägg till hyresobjektets användare. Användaren behöver inte skapas i partsregistret om användarens adress och övriga uppgifter inte är relevanta.

Hyra

Panelen Hyra definierar uppgifter som gäller hyresbetalning och fakturering. Det lönar sig att ange dröjsmålsränta och förfallodag i hyresvärdens partsuppgifter, varvid de fylls i automatiskt på ett nytt avtal. Som standard börjar faktureringsperioden vid avtalets början, men detta kan ändras, och även faktureringsintervallet kan justeras här. Om hyrestiden börjar eller slutar mitt i en månad kan programmet automatiskt beräkna en dagshyra; välj då alternativet dagshyra.

Prioriterat objekt

Om avtalet har flera hyresprodukter kan du välja ett prioriterat objekt som avgör avtalets adressuppgifter. Valet kan göras först efter att hyresprodukterna har lagts till på avtalet.

Hyresprodukter

Hyresobjekt läggs till på avtalet med knappen Lägg till objekt, som öppnar fönstret för val av objekt.

I fönstret kan du antingen välja objekten direkt från listan eller använda sökningen. Knapparna högst upp i fönstret växlar mellan objekttyper (hyresområden, parkeringsområden, landområden, andra hyresprodukter). Välj ett eller flera lediga objekt och klicka på Lägg till. Listan kan sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna, till exempel för att lista lediga hyresområden först.

Som standard är ytan den yta som angetts för hyresområdet. Ytan som kommer från ritningarnas utrymmen kan också användas; ytan väljs genom att byta enhet. Om samma hyresområde hyrs ut på flera avtal, ange den uthyrda andelen av ytan manuellt på avtalet.

Om priset på en hyresprodukt ändras kan raden avslutas till ett valt datum, och raden kan dupliceras för att fortsätta från föregående slutdatum med ett nytt pris. Tilläggshyror kan läggas till en hyresproduktrad med Lägg till tilläggshyra.

Separata ersättningar

En eller flera separata ersättningar kan definieras för avtalet med Lägg till separat ersättning. En separat ersättning kan riktas antingen mot hela avtalet eller direkt mot en specifik hyresprodukt, och en ansvarig part definieras alltid för den. På ett godkänt avtal visas de separata ersättningarna på fliken Hyresprodukter tillsammans med övriga hyresprodukter.

Underhållshyra

Underhållshyrans uppgifter kan definieras separat för avtalet. Välj först vilken hyresprodukt underhållshyran riktas mot. Underhållshyran kan även riktas mot ett visst antal kvadratmeter, varvid den inte gäller hela avtalets hyresområde. Ett avvikande faktureringsintervall kan ställas in genom att välja alternativet avvikande betalningsmånader.

Omsättningshyra

För avtal där hyran delvis eller helt baseras på hyresgästens omsättning definieras omsättningshyrans villkor i panelen Omsättningshyra. Omsättningssiffror uppdateras i avsnittet Administration med Excel-uppdateringsverktygen.

Hyrestrappning

Hyrestrappning används när hyresbeloppet avviker från den normala hyran under en viss period. Välj den hyresprodukt trappningen riktas mot; hela avtalet (kapitalhyran) kan också väljas, varvid trappningen gäller hela avtalet. Ange trappningens start- och slutdatum samt hyresbeloppet under trappningen, eller ändringsprocenten.

Depositioner

Depositioner definieras för avtalet med Skapa ny deposition. Depositionstypen väljs från rullgardinsmenyn; en del av uppgifterna anges direkt och resten kan fyllas i när depositionen har inkommit. Ett avtal kan ha flera depositioner. Depositionstyper underhålls i avsnittet Administration.

Hyresjustering

Panelen Hyresjustering definierar hur avtalets hyra justeras. Välj justeringsvillkoret med Lägg till villkor; det kan vara indexbaserat, fast, procentuellt, annat, marknadshyra, eller indexbaserat med tilläggsprocent.

Välj alla avtalsrader som justeringsvillkoret gäller, samt justeringsmånaderna. Justeringen kan även göras på dokumentets startdatum — observera att när detta är valt justeras hyran på startdatumet utöver justeringsmånaderna. Välj sedan justeringsfrekvensen och den första möjliga justeringen, samt när hyresjusteringsmeddelandet skickas till hyresgästen.

För en indexbaserad justering väljs det index som används på avtalet. De tillgängliga alternativen är de index som är i bruk i ditt företag; alternativ kan läggas till i avsnittet Administration. Levnadskostnadsindexets, fastighetsunderhållets kostnadsindex och konsumentprisindexets poängtal underhålls centralt; övriga indextal underhålls av kunden.

Basindex definierar vilket poängtal som används som utgångspunkt för höjningar. Om basindexet är rörligt kan du välja att poängtalet från föregående justeringstillfälle används som nytt basindex. Basindexets poängtal kan också ligga i framtiden, varvid det är 0 och ändras när poängtalet publiceras. Om indexets poängtal sjunker definieras det på avtalet huruvida hyran sänks eller inte. En minimihöjning (till exempel 2 %) kan också definieras.

Undantag kan definieras för indexjusteringen: till exempel 50 % av indexhöjningen för en viss period och den fulla höjningen enligt avtalet därefter. Om en tilläggshöjningsprocent önskas, välj indexbaserad + tilläggsprocent som justeringsvillkor.

Om justeringsvillkoret är procentuellt, väljs justeringsfrekvens och -månader och höjningsprocenten anges. Om villkoret är en fast summa, väljs frekvens och månader och den totala höjningssumman anges. Om villkoret är marknadshyra justeras hyran enligt marknadshyran: definiera frekvens, justeringsmånad och första justeringsdatum; ytterligare uppgifter kan skrivas i fritextfältet. Marknadshyrorna uppdateras i avsnittet Administration under Uppdatering av marknadshyror.

Om justeringen inte baseras på ett fördefinierat villkor, välj annan hyresjustering som villkor. Själva justeringen görs då manuellt på avtalets flik Hyresändringar. I det fallet lönar det sig att registrera villkoren i panelen Övriga villkor så att villkoret syns på avtalet.

Optioner

Lägg till en option med Lägg till option och välj optionstyp från rullgardinsmenyn. Varje option har ett första och sista utövandedatum, som definierar tidsgränserna för att godkänna optionen: optionen måste godkännas inom denna period för att träda i kraft på det definierade ikraftträdandedatumet. Ansvarig part kan vara hyresgästen, hyresvärden eller båda. Kostnader som orsakas av att optionen utövas eller inte utövas kan registreras för alla optioner; dessa betalningar överförs inte till fakturering.

När avtalet har godkänts visas optionerna på avtalets sammanställning på fliken Optioner, där en option kan godkännas eller förkastas. Statusen kan också sättas till under förhandling om beslutet ännu är öppet. Optionens status kan vara: tillgänglig (ursprungsstatus), under förhandling, godkänd, förkastad, avslutad (utövandeperioden har löpt ut) eller blockerad (en godkänd option förhindrar den, till exempel på grund av överlappande datum).

Avtalsutskriften visar endast uppgiften att avtalet har optioner. För att visa optionens uppgifter på utskriften, lägg till dem i Övriga villkor eller bifoga en skärmdump av fliken Optioner som en bilaga.

Förnyelseoption och automatisk förnyelseoption: förnyelseoptioner ger avtalet en eller flera separata giltighetsperioder, antingen tidsbestämda eller tills vidare gällande. En automatisk förnyelseoption godkänns i samband med avtalets godkännande, varvid avtalet automatiskt fortsätter efter slutdatumet (på avtalsutskriften ändras hyrestiden från tidsbestämd till tills vidare gällande). En icke-automatisk förnyelseoption förnyar avtalet manuellt efter att avtalet har avslutats. En kontinuerlig tidsbestämd förnyelse finns också tillgänglig, varvid optionen gäller för en bestämd period åt gången och alltid fortsätter med en period av samma längd. En förnyelseoption som gäller tills vidare kräver ett uppsägningsvillkor; om villkoret är en uppsägningstid, ange uppsägningstiderna för både hyresgästen och hyresvärden.

Optioner för tillägg och minskning av lokaler gör det möjligt att lägga till eller ta bort hyresområden från avtalet under hyrestiden. Att godkänna optionen lägger inte i sig till eller tar bort hyresområden — ändringarna i den uthyrda helheten måste göras separat.

Hävningsoption: en option för att avsluta avtalet i förtid. Ikraftträdandedatumet definierar när avtalet ska sägas upp. Att godkänna optionen avslutar inte avtalet; den faktiska uppsägningen måste göras separat.

Köpoption: att godkänna en köpoption innebär att avtalet markeras som uppsagt, så endast en köpoption kan godkännas åt gången.

Övriga optioner kan matas in och namnges fritt, och det kan finnas flera av dem.

Tilläggsprodukter

Tilläggsprodukter som definierats i avsnittet Administration kan läggas till på avtalet i panelen Tilläggsprodukter.

Övriga villkor

Andra separata villkor kan läggas till på avtalet som fritext i panelen Övriga villkor.

Undertecknare

Undertecknarnas uppgifter bildas utifrån avtalets hyresgäst- och hyresvärdsuppgifter, och de kan skrivas över vid behov. Fler undertecknare kan läggas till med Lägg till undertecknande part. På avtalsutskriften listas undertecknarna alltid i bokstavsordning per part, hyresvärden först. I samband med avtalets godkännande (undertecknande) frågar programmet efter undertecknandedatum och -plats, som överförs till avtalet.