Elektronisk underteckning gör det möjligt att underteckna hyresavtal snabbt och säkert utan pappersarbete. Det undertecknade avtalet är juridiskt giltigt och följer finsk lagstiftning om elektroniska underskrifter. EG Optimaze använder tjänsten SignSpace för att hantera den elektroniska undertecknandeprocessen.
Två alternativ för underteckning
Elektronisk underskrift (stark) — bankautentisering
Det säkraste alternativet, för formella avtal.
- Undertecknaren autentiserar sig med sina bankkoder.
- Lämpar sig för formella avtal.
- Alla parter i avtalet använder samma alternativ.
Elektronisk underskrift (lätt) — e-postkod
Ett snabbt och enkelt alternativ.
- Undertecknaren får en kod via e-post.
- Lämpar sig för vardagliga avtal.
- Alla parter i avtalet använder samma alternativ.
Starta undertecknandeprocessen
Steg 1: Förbered bilagor och undertecknare
- Lägg till alla nödvändiga dokument i avtalets bilagor, inklusive avtalsutskriften.
- Lägg till alla nödvändiga undertecknare.
- Kontrollera att dokumenten och parterna är korrekta.
Steg 2: Öppna avtalets undertecknandefönster
- Välj Underteckna avtal från avtalets meny Funktioner.
- Välj önskat alternativ: Elektronisk underskrift (SignSpace, stark) — bankkoder, eller Elektronisk underskrift (SignSpace, lätt) — e-postkod.
Steg 3: Fyll i undertecknarnas uppgifter
Fält | Beskrivning | Obligatoriskt |
|---|---|---|
Namn | Undertecknarens namn på avtalet | Ja |
Titel | Yrkestitel eller befattning | Nej |
Företag | Organisation | Nej |
Personnummer | Finskt personnummer (valideras om det fylls i) | Nej |
Organisationsnummer | Organisationens registreringsnummer (valideras om det fylls i) | Nej |
E-post | Undertecknarens e-postadress | Ja |
Undertecknare | Markerar att denna person undertecknar avtalet | Minst en |
Steg 4: Välj vilka bilagor som ska ingå i undertecknandet
- Du ser alla dokument som lagts till på avtalet.
- Markera kryssrutorna i kolumnen Välj för de dokument du vill inkludera i undertecknandet.
- Minst ett dokument krävs.
Steg 5: Starta processen
- Kontrollera alla uppgifter.
- Klicka på Underteckna.
- Processen startar — e-postmeddelanden skickas till undertecknarna.
Följa upp processen i Lease
När processen har startat kan du följa dess status på avtalet:
Status | Beskrivning |
|---|---|
Pågår | Väntar på undertecknarnas svar. |
Elektroniskt undertecknat | Alla parter har undertecknat — processen är klar. |
Avbruten | Processen har avbrutits (en ny kan startas vid behov). |
Undertecknarens perspektiv
Steg 1: Ta emot e-postmeddelandet
Undertecknaren får ett e-postmeddelande från SignSpace med en länk till avtalet.
Steg 2: Autentisera och underteckna
- Klicka på länken i e-postmeddelandet.
- Välj autentiseringsmetod: stark (bankkoder) eller lätt (kod mottagen via e-post).
- Granska avtalets dokument.
- Bekräfta underskriften.
- Processen är klar — undertecknaren får en bekräftelse och en kopia.
Vad händer efter processen?
- Dokumenten uppdateras — dokumenten som ingick i undertecknandet ersätts med undertecknade versioner som innehåller ett tillitscertifikat.
- Avtalet godkänns — avtalet markeras som godkänt i Lease, på samma sätt som om det hade undertecknats manuellt.
- Alla får en kopia — varje part kan ladda ner de undertecknade dokumenten.
Vanliga frågor
Vad händer om undertecknaren inte får e-postmeddelandet?
- Vänta några minuter.
- Kontrollera skräppostmappen.
- Processen kan avbrytas och startas om.
Vad händer om uppgifterna har matats in felaktigt?
- Avbryt processen.
- Korrigera uppgifterna på avtalet.
- Starta undertecknandet på nytt.
Kan processen avbrytas?
- Ja, processen kan avbrytas.
- Undertecknarna ser avbrottet, och en ny process kan startas.
Vad händer om personnumret eller organisationsnumret är felaktigt?
- Systemet validerar uppgifterna och visar ett fel.
- Korrigera uppgiften och försök igen.
